ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:

1) прием (доставку) корреспонденции;

2) первичную обработку;

3) предварительное рассмотрение;

4) регистрацию;

5) рассмотрение руководством предприятия;

6) передачу исполнителям;

7) исполнение документа;

8) возврат на постоянное хранение.

Содержание работ и нормы времени на их вы­полнение представлены в табл. 1[3].

Доставка документов на предприятие осуществ­ляется, как правило, средствами фельдъегерской, почтовой и электрической связи. С помощью фельдъ­егерской (курьерской) связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений.

С помощью почтовой связи доставляется письмен­ная корреспонденция в виде простых и регистриру­емых писем, почтовых карточек, бандеролей и ких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, телетай­пограммы, факсограммы, телефонограммы, сообще­ния электронной почты

Таблица 1

Содержание работ и нормы времени на обработку входящих документов предприятия

Поступившие телеграммы принимаются под роспись от работника почтового ведомства с простав­лением даты и времени ее получения. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, после чего немедленно передаются на рассмотрение руководству и — по его результатам — на исполне­ние соответствующим должностным лицам (струк­турным подразделениям) предприятия.

Текст телефонограммы принимается (записыва­ется получателем — как правило, дежурным сотруд­ником секретариата. — Авт.) на специальном блан­ке или в журнале, после чего немедленно передается должностному лицу, которому она адресована.

Факсимильные сообщения и сообщения электрон­ной почты E-mail принимаются дежурным сотруд­ником секретариата и докладываются руководителю предприятия по мере поступления и в зависимости от срочности содержащейся в сообщениях информа­ции.

При приеме особое внимание обращается на пра­вильную адресацию поступившей деловой корреспон­денции. Принятые документы укладываются в порт­фель (сумку, мешок и пр.). Первичная обработка принятых документов производится сотрудниками группы (участка) делопроизводства службы ДОУ[4]. Упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления, из них

Извлекается все содержимое[5]'[6].

При этом особое внимание следует обратить на целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме. На первой странице извлеченного докумен­та проставляется регистрационный штамп (" Входя­щий № "). После этого сведения о документе вно­сятся в журнал учета.

При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная а сами носители

Передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными указанными в

Сопроводительном письме.

Предварительное рассмотрение документов про­водится с целью распределения поступивших доку­ментов на требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непо­средственно тем должностным лицам и структурным подразделениям предприятия, которым они предна­значены[7]. Документы, адресованные предприятию (руководству предприятия), учитываются и предвари­тельно рассматриваются в службе ДОУ.

После предварительного рассмотрения они пере­даются на рассмотрение руководите­лю предприятия или соответствующему должност­ному лицу (структурному подразделению) для при­нятия решения. В обязательном порядке на рассмотрение руководства предприятия передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также содержащие важ­ную (конфиденциальную) информацию по осново­полагающим вопросам деятельности предприятия (кадровые, финансовые и т. п.).

Передача документов на последующее рассмот­рение должна как в день их поступления на предприятие. Рассмотрение ру­ководством предприятия поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающей суть принятого руководи­телем управленческого решения.

Возвращенные в делопроизводство документы направляются на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия, указан­ным в резолюции. Предварительно содержание ре­золюции фиксируется в специальном журнале. На документы, исполнение которых подлежит контро­лю, ставится соответствующая отметка ("На конт­роль", "К" и т. п.).

Должностные лица или начальники (ответствен­ные исполнители) структурных подразделений вещаются службой ДОУ о необходимости получить тот или иной документ на исполнение. Прибывшим работникам документы выдаются под роспись в жур­нале учета документов на срок, необходимый для исполнения документа.

Документы, которые адресованы на исполнение нескольким должностным лицам (структурным под­разделениям), передаются им поочередно или одно­временно (в последнем случае копировально-множи­тельным бюро службы ДОУ изготавливается необ­ходимое число копий. — Авт.). Подлинник доку­мента передается ответственному исполнителю (указанному в резолюции в качестве такового или же указанному первым. — Авт.)[8].

Исполнение документа производится соответству­ющими должностными лицами (структурными под­разделениями) предприятия в сроки, установленные резолюцией или вытекающие из содержания и ха­рактера документа (о сроках исполнения докумен­тов подробнее см. приложение 1. — Авт.). Сведе­ния о сроках исполнения отдельных видов докумен­тов представлены также в табл. 2[9].

Исполненный документ с соответствующей отмет­кой подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается от­

Метка, после чего документ помещается в дело в со­ответствии с утвержденной на предприятии номен­клатурой дел. Вместе с документом в дело помеша­ются материалы, подтверждающие его исполнение (контрольные экземпляры писем и пр.).