Проектный бизнес

Рекомендации по управлению документацией

Как указывалось в первой части, управление проектной докумен­тацией является одной из основ проектной технологии. В компаниях, где применяются современные электронные методы управления доку­ментооборотом и банком знаний, включение системы управления про­ектной документацией в общую систему должно пройти без особых затруднений.

При отсутствии в компании электронных программ управления до­кументооборотом неизбежно использование ручных способов для уче­та наличия и оборота документов.

Для электронной автоматизации способов работы с документацией можно рекомендовать ряд простых приемов.

(1). Составьте список всех документов в формате Web-страниц (пер­вая страница пакета управляющих документов). Создать Web-страни­цу можно в редакторе MS Word. Названия документов в этом списке сопроводите гиперссылками. После размещения первой страницы на корпоративном сервере пользователи смогут быстро искать и откры­вать необходимый документ.

(2) . Глоссарий системы управления проектами удобно перенести в электронную таблицу MS Excel. Рекомендуется сделать три колонки: категория, термин, трактовка термина. Такая структура позволит поль­зователям быстро найти необходимый термин.

(3) . Наиболее трудоемкой процедурой является составление списка электронных документов. Операционная система Windows не имеет возможности для простого составления такого списка. Тем не менее, в программе MS Excel можно составить несложную программу (код на Visual Basic), которая позволит нажатием кнопки на экране сразу составить список документов.

Образец кода приведен ниже. Код просматривает все вложенные папки и файлы в них относительно папки, в которой размешен файл с кодом. Код выводит на страницу весь перечень файлов вместе с ги­перссылками на каждый документ.

На листе MS Excel нужно вставить кнопку "обновить список", а к ней присоединить код. В ячейке А1 напечатать название списка. Во второй строчке напечатать названия столбцов в соответствии с таблицей:

Private Sub CommandButton1_Click() Application. Screenllpdating = False

Dim BaseFolderPath As String BaseFolderPath = ActiveWorkbook. Path

Dim fs, BaseFolderObject

Set fs = CreateObjectf'Scripting. FileSystemObject") Set BaseFolderObject = fs. GetFolder(BaseFolderPath)

Dim FolderListQ As String, CountOld As Integer, CountNew As Long CountOld = 0 ReDim FolderList(O)

CountNew = 1

ReDim Preserve FolderList(CountNew) FolderList(1) = BaseFolderPath

Do While CountOld < CountNew DLimit = CountOld + 1 ULimit = CountNew For N = DLimit To ULimit CountOld = CountOld + 1

Set CurrentFolderObject_1 = fs. GetFolder{FolderList(N)) Set FolderCollection = CurrentFolderObject_1 .SubFolders

If FolderCollection. Count <> 0 Then For Each CurrentFolderObject_2 In FolderCollection CountNew = CountNew + 1 ReDim Preserve FolderList(CountNew) FolderList(CountNew) = CurrentFolderObject_2.Path Next End If Next N Loop

Range("A3:F65536").Select Selection. ClearContents

CountFiles = 0

For I = 1 To CountNew Set CurrentFolderObject = fs. GetFolder(Folderf_ist(l)) Set fc = CurrentFolderObject. Files For Each f1 In fc Cells(CountFiles + 3,1), Select Cells(l + 2,1).Hyperlinks. Add Anchor:=Selection, _ Address:=f1 .Path, _ TextToDisplay:=f1 .Name

Cells(CountFiles + 3, 2) = fl. ParentFolder Cells(CountFiles + 3, 3) = f1 .Type Cells(CountFiles + 3,4) = f1 .DateCreated Cells(CountFiles + 3,5) = f1 .DateLastModified Cells(CountFiles + 3,6) = f1 .Size

CountFiles = CountFiles + 1 Next Next I

If CountFiles <> 0 Then FileList = "A3:F" & (CountFiles + 2)

Range(FileList).Sort Key1 :=Range("A5"), Orderl :=xlAscending, Header:=xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, _ Orientation:=xlTopToBottom, DataOptionl :=xlSortNormal End If

Range("A3").Select Application. Screenllpdating = True End Sub

Модель R0. Стандарты

Жизненный цикл любых проектов компании должен быть основан на базовой последовательности этапов, называемых Базовым жизнен­ным циклом проекта, см. таблицу №1 и рис.1.

Таблица №1. Базовый жизненный цикл проекта

Проектная команда может предложить для своего проекта вариант, отличающийся от Базового цикла. Компания допускает следующие из­менения по сравнению с Базовым циклом:

• вновь возникшие этапы должны соответствовать получению су­щественных результатов и обязательно завершаться ключевыми событиями, которые в свою очередь включаются в перечень ключе­вых показателей Плана проекта;

• вместо этапа управления работ может быть введено несколько уп­равленческих этапов;

• вместо этапа выполнения работ может быть введено несколько тех­нических этапов;

• этапы открытия проекта и закрытия проекта проектная команда не вправе изменять;

• вновь возникшие управленческие этапы могут выполняться параллельно;

• вновь возникшие технические этапы могут выполняться параллельно.

Пример жизненного цикла показан на рис.2.