Проектный бизнес

Перечень документов РМВОК

Статус модели IPMA—требования к компетенции — предполагают формальное изложение. Дополнительную информацию по использо­ванию модели можно найти в рекомендуемой литературе, списки кото­рой приложены к оригинальному тексту.

Статус модели РМВОК — руководство к своду знаний — допускает более информативное изложение. В частности, в стандарте упомина­ются практически все документы, которые необходимы для практичес­кого управления проектами. В целях практического использования ра­зумно составить список документов, которые по РМВОК необходимы для управления проектом. В перечень не включены документы обще­корпоративного характера, например, общие положения об управлении проектами, политика компании по управлению качеством, политика компании по управлению рисками и т. п.

В представленный ниже список включены документы, которые должна подготовить, собрать команда проекта при управлении своим проектом. В перечень не включены документы, относящиеся к конк­ретной предметной области, например, в строительстве: согласования административных органов, при разработке программного обеспече­ния: требования заказчика, концепция системы и т. п.

Кроме того, необходимо отметить, что многие указанные ниже до­кументы могут существовать в нескольких версиях, например, бюджет проекта может уточняться по мере выполнения проекта.

Документы по управлению интеграцией проекта:

1. историческая информация (выдержки из архива компании, необхо­димые для управления данным проектом);

2. обоснование выбора проекта;

3. критерии выбора проекта;

4. стратегический план;

5. контрольные списки;

6. перечень фаз проекта;

7. перечень участников, заинтересованных сторон проекта;

8. действующие ограничения;

9. принятые допущения;

10. план проекта;

11. Устав проекта;

12. архив проекта:

13. усвоенные уроки;

14. приказы, иные распорядительные документы, санкционирующие (авторизующие) проектные события.

Документы по управлению содержанием проекта:

15. описание продукта;

16. анализ продукта: системный инжиниринг, инжиниринг ценности, функциональный анализ;

17. техническая документация, требования, спецификации;

18. анализ прибыли и затрат с помощью финансовых показателей;

19. Констатация содержания: обоснование проекта, описание продук­та, результаты проекта, цели проекта;

20. шаблоны иерархических работ; в качестве шаблонов могут исполь­зоваться как ИСР прежних проектов, так и специально разработанные шаблоны;

21. Иерархическая Структура Работ (ИСР);

22. базовый план по содержанию проекта;

23. план управления содержанием. Документы по управлению сроками проекта

24. перечень операций в расширение ИСР;

25. документы для составления расписания:

26. календари;

27. оценки длительности операций;

28. основания для оценок (должны быть документированы, в частнос­ти, по единицам видов работ);

29. зависимости между операциями;

30. сетевая диаграмма;

31. потребности в ресурсах;

32. описание пула ресурсов;

33. временные резервы:

34. расписание проекта;

35. основные контрольные события (вехи) и их директивные даты;

36. гистограммы ресурсов;

37. график движения денежных средств;

38. график заказов и поставок;

39. альтернативные расписания (например, наихудший и наилучший вариант);

40. страховые временные резервы расписания;

41. описание примененных методов оптимизации расписания;

42. базовый план по срокам;

43. план управления расписанием;

44. результаты прогноза по срокам проекта. Документы по управлению стоимостью проекта:

45. план счетов (структура кодирования для структуризации финансо­вой информации);

46. опубликованные оценки или перечни оценок, полученные посредс­твом покупки;

47. стоимости ресурсов;

48. оценки стоимости;

49. описание методов оценивания;

50. документация для основания расценок;

51. документация о всех сделанных допущениях;

52. информация о диапазоне возможных значений, например, от 9000 долларов до 11000 долларов, или 10000±1000;

53. грубые, черновые записи;

54. бюджет проекта;

55. базовый план по стоимости - распределенный во времени бюджет проекта;

56. план управления стоимостью;

57. результаты применения метода освоенного объема;

58. результаты прогноза по стоимости. Документы по управлению качеством проекта:

59. анализ прибыли и затрат при управлении качеством;

60. диаграммы зависимостей;

61. анализ "что-если";

62. стоимость качества, основные затраты: затраты на предотвращение, затраты на оценку, аварийные затраты

63. план управления качеством: организационная структура, обязан­ности, процедуры, процессы и ресурсы;

64. описание процедур (метрики);

65. контрольные графики;

66. диаграммы Парето.

Документы по управлению человеческими ресурсами проекта:

67. области взаимодействия проекта;

68. потребности в персонале, описание компетенций:

69. описание ограничений по использованию персонала;

70. анализ участников проекта и их потребностей;

71. перечень проектных ролей и ответственности; матрицы ответственности;

72. план назначения и высвобождения персонала: гистограммы ресурсов:

73. организационная диаграмма;

74. организационная структура работ, показывающая, какие организа­ционные единицы отвечают за какие пакеты работ;

75. должностные инструкции (описания позиций);

76. план обучения (при необходимости);

77. характеристики назначенных членов команды;

78. справочник команды проекта:

79. описание действующей системы поощрения и наказания;

80. описание мер по развитию команды. Документы по управлению взаимодействием в проекте:

81. требования к взаимодействию;

82. анализ участников проекта, их информационных потребностей:

83. обоснование выбор технологии взаимодействия;

84. требования к программному обеспечению;

85. план управления взаимодействием;

86. структура сбора и регистрации;

87. структура распределения;

88. описание распространяемой информации, включая форматы;

89. методы доступа к информации;

90. системы обработки информации;

91. методы распределения информации;

92. система отчетности;

93. иерархическая система отчетов и их интеграции;

94. отчеты об исполнении;

95. анализ отклонений;

96. анализ трендов (происходит улучшение или ухудшение);

97. анализ освоенных объемов;

98. прогнозы по завершению (по содержанию, срокам, стоимости);

99. запросы на изменения;

100. предлагаемые и утвержденные корректирующие воздействия;

101. описание системы документов проекта;

102. описание типов проектных документов, требований к их созда­нию, согласованию и утверждению, регистрации и хранению;

103. система протоколирования: графики, форматы;

104. переписка, докладные записки, описания;

105. книга записей проекта, как общая для проекта, так и персональ­ные для членов проекта;

106. документы по завершению проекта;

107. финальные отчеты;

108. архив проекта и реестр архивных документов;

109. описание усвоенных уроков, рекомендации на будущее. Документы по управлению рисками в проекте:

110. план управления рисками;

111. методология управления;

112. роли и ответственности;

113. бюджет управления рисками;

114. сроки и периодичность управления рисками;

115. оценки и интерпретации;

116. пороги реагирования;

117. формы отчетности;

118. отслеживание и учет;

119. протоколы анализа рисков (мозговые штурмы, экспертные оценки);

120. контрольные списки;

121. перечень идентифицированных рисков;

122. перечень триггеров, сигналов опасности;

123. принятые в организации или для проекта шкалы вероятностей и последствий;

124. методика ранжирования рисков;

125. перечень ранжированных рисков;

126. перечень и оценка приоритетных рисков;

127. вероятность достижения целевых сроков и стоимости;

128. план реагирования на риски:

129. избегание;

130. передача;

131. ослабление;

132. принятие;

133. необходимые страховые суммы и премии;

134. идентификация и анализ непредвиденных рисков:

135. планы обхода рисков;

136. протоколы аудита реагирования на риски;

137. формирование базы данных по рискам. Документы по управлению контрактами проекта:

138. анализ "производить или покупать";

139. обоснование выбора типа контрактов;

140. план управления контрактами;

141. содержание работы (техническое задание, требования заказчика);

142. конкурсные документы:

143. приглашение к участию;

144. запрос предложений; 145.запрос о расценках;

146. предложения подрядчика;

147. методика анализа и выбора подрядчика;

148. протоколы выбора или конкурентные справки;

149. система управления контрактами и их изменениями.

Комментарий

Приведенный выше список содержит около 150 документов! Учи­тывая. что многие документы необходимо несколько раз обновлять, список только управленческих документов составляет около 200 штук. К этому можно добавить общекорпоративные документы: задания на платеж, согласования договоров и т. д. Допустим, в среднем один до­кумент требует на разработку, согласование один день. Также учтем потери времени при переходе от одной проектной операции к другой, например, до утверждения бюджета проект не финансируется, т. е. большинство работ остановлено. Таким образом:

Только подготовка всех документов, предусмотренных моде­лью РМ1, требует затрат времени в размере 1 человеко-год!

Указанный размер временных затрат велик даже для крупных про­ектов. Одновременно с этим, необходимо, конечно, отметить: если команде проекта удалось более или менее подробно, достаточно про­думанно составить эти документы, то шанс проекта на успех резко повышается.

Какие можно сделать выводы, анализируя перечень документов?

• в реальности, составить все документы "с нуля", а, тем более, одно­му человеку весьма не просто;

• попытки непродуманного исключения из этого списка каких-то до­кументов, сокращения их содержания резко увеличат риск срыва всего проекта;

• организация, только внедряющая проекгноеуправление, должна пре­дусмотреть усиление проектного персонала для ускорения состав­ления документов, управления проектным документооборотом;

• чрезвычайно большую роль играют шаблоны и контрольные спис­ки, архив выполненных проектов; наличие таких документов не только в разы сокращает временные затраты проектной команды, но и сокращает сроки выполнения самих проектов.