12 шагов к собственному бизнесу

Закупка. Поставка. Продажа. Договоры. Контракты

Коммерческая деятельность начинается с закупки товаров с расчетом их последующей перепродажи.

В качестве поставщиков товаров для вашего предприятия выступают их производители, посредники, оптовые ярмарки и рынки, товарные биржи, аукционы – как российские, так и зарубежные.

Закупки товаров осуществляют торговые предприятия – юридические лица либо индивидуальные предприниматели – физические лица в процессе осуществления оптового или мелкооптового тов арооборота.

При планировании и проведении закупок товаров необходимо:

• учитывать потребительский спрос на закупаемые товары;

• учитывать предложение производителей и продавцов этих товаров;

• ориентироваться на цену товара, соответствующую рыночной конъюнктуре;

• воздействовать на производителей и оптовых продавцов товара в направлении лучшего учета ими покупательского спроса;

• учитывать интересы торгового предприятия‑поставщика по организации прибыльной торговли;

• учитывать необходимость формирования торгового ассортимента товаров;

• действовать в соответствии с разработанной стратегией коммерции.

Исходя из перечисленных требований, закупочную деятельность следует проводить с соблюдением следующих обязательных условий:

• конкуренции поставщиков;

• свободы выбора поставщика;

• свободы выбора цены;

• равноправия партнеров по сделке купли‑продажи независимо от форм собственности, государственной принадлежности, формы предприятий;

• материальной и моральной (этической) ответственности партнеров по сделке друг перед другом;

• самостоятельности коммерческого работника, осуществляющего закупку товара.

При осуществлении закупок приоритет должен отдаваться производителям товаров, крупным оптовым поставщикам, а также дистрибьюторам солидных иностранных фирм. У мелких поставщиков закупки целесообразно производить небольшими пробными партиями преимущественно новых товаров, обеспечивая тем самым формирование и поддержание широкого ассортимента.

Закупка товаров предполагает следующую коммерческую работу:

• исследование и прогнозирование покупательского спроса;

• поиск и изучение основных поставщиков и определение связанного с ними предложения товаров;

• налаживание по возможности постоянных связей с поставщиками;

• оформление заявок и заказов поставщикам;

• подготовку и заключение договоров поставки товаров;

• собственно закупку товаров у производителей, посредников, оптовых продавцов и других возможных поставщиков;

• контроль, учет и анализ закупочной деятельности.

Кратко рассмотрим содержание перечисленных этапов коммерческой работы по закупке товаров.

Исследование и прогнозирование покупательского спроса – поле деятельности маркетинга. Этой работой занимаются соответствующие специалисты – маркетологи. Задача коммерсанта – всемерно им содействовать. Для этого необходимо вести постоянный учет движения и продажи товаров, систематизировать заявки и заказы торговых предприятий, анализировать причины неудовлетворенного спроса, работать с покупателями.

Поиск и изучение поставщиков и определение их предложений достигается путем постоянного мониторинга (наблюдения) производителей товаров, настойчивой работы с ними, создания у них заинтересованности в работе с предприятием, осуществляющим закупки. При этом необходимо систематически посещать оптовые ярмарки и рынки, товарные биржи, торги и аукционы, изучать рекламные объявления в средствах массовой информации, следить за специальной прессой, биржевыми каталогами и прейскурантами. Налаживание тесных связей с поставщиками предусматривает формирование долгосрочных договорных обязательств, прямые контакты, стабильное осуществление закупок без посредников. Подача предприятиями торговли предварительных заявок и заказов поставщикам товаров является одной из привычных форм стабилизации закупочной деятельности, способствующей усилению предсказуемости спроса и предложения товаров, а значит, и повышению эффективности коммерческой работы.

Заявка – это документ торгового предприятия, направляемый поставщику и содержащий сведения о потребности предприятия в конкретных товарах на определенный период. Строго говоря, заявка ни к чему не обязывает ни предприятие торговли, ни поставщика. Конечно, при этом не исключаются моральные, этические обязательства, играющие в коммерции не последнюю роль.

Заказ, в отличие от заявки, – это официальное требование торгового предприятия, направленное поставщику и содержащее перечень товаров, которое предприятие собирается приобрести за определенный период. Однако заказ – это еще не договор поставки. Правильнее рассматривать его как преддоговорный документ. Как только заказ принимается поставщиком к исполнению, он обретает права договора поставки со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Заявки и особенно заказы представляются в письменном виде и подлежат учету. В отдельных случаях возможна продажа товаров по телефонным и телеграфным (факсовым) заявкам; в основном это касается товаров простого ассортимента.

Подготовка и заключение договоров поставки товаров рассмотрены в соответствующих разделах данной книги.

Контроль, учет и анализ закупочной деятельности должен осуществляться оперативно. Цель этой работы:

• наблюдение за ходом выполнения сторонами условий договоров закупки товаров по срокам;

• проверка количества и ассортимента поставляемых товаров;

• проверка качества поставляемых товаров, особенно после дальних перевозок;

• сбор материалов для предъявления претензий поставщику по срокам поставки, количеству, качеству и ассортименту поставляемого товара;

• выработка обоснованных рекомендаций для корректировки коммерческой работы по опыту неудачных поставок.

Во всех случаях контроль, учет и анализ закупочной деятельности должны производиться лишь в том объеме, который способствует повышению эффективности коммерческой деятельности, росту прибыли. Чрезмерный контроль не менее вреден, чем недостаточный.

Закупкой товаров занимаются товароведы‑оперативники, каждый по закрепленной за ним группе товаров. В этой работе также участвуют, внося свои пожелания и предложения, товароведы по качеству и персонал торгового зала, где продается данный товар. Контролирует закупочную деятельность директор по торговле и начальник соответствующего торгового комплекса.

При закупке товаров заключается договор поставки, купли‑продажи или комиссии. Договор должен соответствовать действующему в нашей стране законодательству и считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем его существенным позициям. Договор подписывается, как правило, первыми лицами предприятий‑участников или их правомочными заместителями.

В договоре поставки поставщик, ведущий предпринимательскую деятельность, обязуется в установленный срок передать производимые или закупаемые им товары покупателю для их продажи или иного использования в предпринимательской деятельности.

В договоре поставки должны быть отражены следующие вопросы:

• сроки поставки товаров;

• порядок поставки;

• организация доставки;

• восполнение недопоставки;

• принятие товара покупателем;

• ответственное хранение товара, не принятого покупателем;

• тара и упаковка;

• порядок расчетов;

• урегулирование претензии при поставке товаров ненадлежащего качества и некомплектных товаров;

• неустойка при просрочке поставки или недопоставке;

• порядок одностороннего отказа от исполнения договора поставки и исчисления полученных при этом убытков;

• порядок разрешения споров.

При заключении договора поставки на длительный период, когда невозможно установить точное количество и цену товара, обязательным является указание общей предполагаемой суммы договора с приложением соответствующей спецификации. В процессе реализации договора эта спецификация должна согласовываться и подписываться сторонами.

Договор купли‑продажи в коммерческой практике обычно называют контрактом. В контракте должны содержаться следующие данные:

• наименование товара (оно составляет предмет договора купли‑продажи);

• количество товара (оно составляет размер поставки);

• качество товара (должны быть предусмотрены способы его определения);

• цена товара (должна быть показана как цена единицы товара, так и его общая стоимость);

• условия платежа (это так называемый базис поставки, о котором будет рассказано ниже);

• общая сумма контракта;

• условия платежа (указывается форма оплаты и требуемые для этого документы);

• срок поставки;

• упаковка и маркировка;

• приемка‑сдача товара (описывается процедура приемки (сдачи) товара);

• гарантии поставки и санкции (наказания) в случае нарушения ее условий;

• рекламации (устанавливается порядок предъявления претензий по поставке);

• порядок разрешения споров (арбитраж);

• форс‑мажор (устанавливается порядок действий сторон в случае чрезвычайных обстоятельств: пожара, стихийных бедствий – земле трясения, наводнения, извержения вулканов и т. п., войн и военных действий, блокады и др.);

• условия транспортировки товара;

• адреса сторон;

• подписи сторон.

Изучая договор купли‑продажи (контракт), коммерсант должен обратить особое внимание на так называемые базисные условия поставки. Эти условия определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товаров и, что весьма важно, устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю.

Базисные условия устанавливают, кто несет расходы, связанные с транспортировкой, которые в отдельных случаях могут достигать 40–50 % стоимости товара. Эти расходы включают затраты на подготовку товара к отгрузке, оплату погрузки на транспортное средство, перевозки, страхования и хранения товара в пути. Предусматривается также оплата таможенных пошлин, налогов и сборов в случае необходимости пересечения государственной границы.

Подготавливая контракт в качестве продавца, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе ряд обязательств:

• поставить товар в строгом соответствии со всеми условиями контракта;

• своевременно уведомить покупателя о готовности товара к отгрузке;

• за свой счет оплатить расходы по проверке товара должностными лицами;

• за свой счет оплатить упаковку товара, а также таможенные пошлины и налоги;

• предоставить покупателю так называемый чистый документ, удостоверяющий поставку товара на согласованных условиях («чистый» значит без оговорок относительно дефектов тары и упаковки);

• получить и оплатить экспортную лицензию;

• нести все риски и расходы до момента передачи товара покупателю в месте и в срок, установленные контрактом.

Подготавливая контракт в качестве покупателя, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе следующие обязательства:

• принять товар в месте и в срок, установленные контрактом;

• нести все риски и расходы по перевозке товара;

• оплатить все сборы и расходы, возникающие при получении документов в процессе движения товара;

• обеспечить получение документов, необходимых для перемещения товара за границу.

При заключении договора комиссии продающая сторона выступает в качестве комитента, а покупающая – в качестве комиссионера. Комиссионер обязуется по поручению комитента за определенное договором вознаграждение совершить одну или несколько сделок купли‑продажи от своего имени, но за счет комитента. Принятое поручение комиссионер должен выполнить на наиболее выгодных для комитента условиях в соответствии с его указаниями. В случае если комиссионер совершил сделку на более выгодных условиях, чем указал комитент, дополнительная выгода делится между комиссионером и комитентом поровну (если иное не предусмотрено договором комиссии).

Заключенные договоры подлежат обязательной регистрации и учету. Договоры и все другие связанные с закупкой товаров документы должны храниться не менее трех лет после окончания их действия.

Эффективность вашей предпринимательской деятельности во многом определяется правильностью выбора товарного ассортимента и товарной номенклатуры.