Проведение совещания
11. Начинайте точно вовремя. Тот, кто поджидает опаздывающих участников, может прождать вечно!
12. Сообщите о стоимости минуты данного совещания (заработок участников за минуту плюс накладные расходы) и о своем намерении провести его рационально. Выражайте уверенность в успешном ходе заседания.
13. Согласуйте с участниками правила совместной работы, например об ограничении времени выступлений 30 или 60 секундами или о порядке принятия решений.
14. Поручите одному из участников ведение протокола.
15. Держите под контролем перерывы и блокируйте такие «убийственные» фразы, как «Этого мы еще никогда не дела ли!» (см. рубрику «Типы участников совещания»).
16. Распознавайте такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения.
17. Во время заседания перепроверяйте, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация.
18. Повторите принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.
19. В конце заседания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому времени должно быть сделано.
20. Завершайте совещание точно в назначенное время. Таким образом Вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника.
Если при планировании совещания вы правильно установите приоритеты, то Вы убедитесь в том, что самые важные пункты были обсуждены в начале и к концу остались необсужденными лишь малозначительные вопросы.
Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов.
