Эффективность

Планирование и подготовка посещении

У каждого, кто к вам приходит или хочет войти, есть повод для беседы, который ему кажется важным.

1. Спрашивайте себя, имея в виду конкретного посетителя, которого Вы хотите принять или пригласить, какой цели Ваш разговор должен послужить.

2. Выясните в начале визита по возможности вместе с собеседником вопрос: «Какова цель этой беседы?»

3. Предварительно  устанавливайте  продолжительность визита;  разговор,  как  правило,  длится  столько  времени, сколько его есть в распоряжении. Предполагаемую длительность разговора фиксируйте на соответствующих формулярах вашего дневника времени.

4. Переносите предусмотренную тему или всю беседу на другое время, если вы не можете достичь намеченной цели в имеющееся в Вашем распоряжении время.

5. Частную информацию излагайте в конце, когда покончите с основной темой.

6. Поручите своему секретарю следить за временем визита; договоритесь с ним о том, чтобы он Вам напоминал о нем или вмешался в разговор с помощью фразы типа:  «Через полчаса Вы должны ехать в город N» и т. д.

7. Подготовьтесь, хотя бы на скорую руку, к разговору по его  существу (подоплека проблемы, прежние дискуссии на эту тему, принятые решения и шаги) и держите наготове необходимые документы.

8. Настройтесь на возможные аргументы и возражения

9. своего собеседника.

10. В заключение проверьте, необходим ли этот разговор и нет ли ему альтернативы (например, звонок по телефону или деловая встреча за обеденным столом).

11. Готовьтесь к разговору, например с помощью следующего бланка-листка.

Бланк-листок подготовки к беседе

Планирование

Срок Тема Лимит времени Подготовка по существу проблемы Материалы

Начало:

Короткое приветствие и сразу к сути дела

Ход беседы:

Не уходить от темы Быть активным слушателем

Завершение:

Конкретное разделение обязанностей Соблюдение лимита времени Подведение кратких итогов Заканчивать словами, предназначенными лично собеседнику

Собеседование с сотрудниками. Посещение своих сотрудников легче контролировать и включать в собственные временные планы, чем визиты коллег из других отделов.

— Установите для сотрудников определенные часы приема, во время которых Вы сможете обсудить  с ними все, что накопилось за истекший период.

Для этих целей заведите на каждого сотрудника отдельный листок для записей в своем дневнике времени.

— Проводите также регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие рабочие и управленческие проблемы.

Обедайте вместе со своими сотрудниками время от времени, чтобы удовлетворять потребность в личных контактах.

— Побуждайте Ваших сотрудников использовать телефон или писать краткие записки, когда не требуется непосредственное общение.

Обращение с незаявленными посетителями. Способы обращения с незаявленными посетителями зависит от того:

— располагаете ли Вы достаточным временем;

— оправдывают ли запросы посетителя время, на них приходящееся;

— в каких отношениях вы находитесь с посетителем;

— какой опыт Вы приобрели от прошлых общений с ним.

Прежде всего спросите его о причинах визита (выясните вопросы: что, для чего, кто, почему, как, чем, когда?).

В зависимости от полученных ответов:

— делегируйте разговор своему сотруднику, в другое подразделение или отдел;

— если можно решить вопрос с небольшими затрата ми времени, продолжайте разговор — отвлечение, которое уже началось, будет меньшим;

— в противном случае согласуйте время встречи и «отпустите» посетителя.

Однако самое лучшее — приучить посетителей к твердо установленным часам приема и часам, закрытым для посещения.

Завершение разговора. Любая беседа независимо от ее продуктивности должна когда-то кончиться. Если Вы, принимая 5 посетителей в день, на каждом потеряете только 5 минут, то в течение недели это составит уже свыше двух часов!

1. Если сам посетитель не желает завершать собеседование, попробуйте использовать следующие более или менее вежливые (в зависимости от ситуации) методы.

2. Выскажите обобщающее или завершающее замечание.

3. Закончите деловую часть разговора, перейдя к пустой болтовне.

4. Посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы прозвучал запрограммированный сигнал.

5. Покажите, что Вам скучно.

6. Встаньте.

7. Проведите своего посетителя к двери.

8. Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.

9. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем сроке.

10. Во время дискуссии говорите несколько энергичнее и поспешнее.

11. Сообщите своему посетителю до разговора и перед его завершением о том, что Вас ждут другие посетители и Ваше время ограниченно.

Или скажите просто, что Вы хотели бы теперь закончить разговор!

Эффективность

Кухни и другие виды мебели на заказ

Украинская компания "ДИС" уже много лет занимается изготовлением, сборкой и реализацией различной мебели на заказ. За годы ее существования тысячи киевлян установили в свои дома и квартиры действительно качественную и, …

Отзыв о магазине Таурус-2000

Я часто приобретают строительные материалы и инструменты в интернет-магазине taurus-2000.com.ua. Компания Таурус-2000 предлагает товар высокого качества и по самым доступным ценам. В последний раз мне понадобился металлический трос. Конечно же, …

Каким фреоном заправлять кондиционер?

Ни один автомобильный кондиционер не может работать без такого вещества, как фреон. Время от времени возникает потребность в его замене, и перед владельцами автомобилей возникает вопрос, какой же фреон подходит …

Как с нами связаться:

Украина:
г.Александрия
тел./факс +38 05235  77193 Бухгалтерия
+38 050 512 11 94 — гл. инженер-менеджер (продажи всего оборудования)

+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи новинок
e-mail: msd@msd.com.ua
Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Оперативная связь

Укажите свой телефон или адрес эл. почты — наш менеджер перезвонит Вам в удобное для Вас время.