ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предпри­ятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.

Общий порядок и правила оформления прика­зов и распоряжений определены параграфом 4.4 Типовой инструкции по делопроизводству. В соот­ветствии с указанной Инструкцией деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные долж­ностным лицом (предприятием) письма (в т. ч. во

Исполнение указаний вышестоящих органов управ­ления) как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (предприятия) - там и материалам, а также по инициативе ного лица (предприятия), если иным образом решить вопрос, излагаемый в письме, не представляется можным.

Количество видов деловых писем весьма велико. Так, согласно Методическим рекомендациям по уни­фикации текстов управленческих документов, по держанию и различают: инструктивные

(директивные), гарантийные, информационные, рек­ламные, коммерческие, рекламационные, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-пригла­шения и др.

Сроки подготовки ответных писем устанавлива­ются резолюцией (см. далее. — Авт.) руководителя предприятия (на основании имеющихся сроков ис­полнения запросов или по решению ав­тора резолюции). При этом тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафикси­рованным в резолюции руководителя. Сроки подго­товки инициативных писем определяются ответствен­ными исполнителями деловых писем или руководи­телями соответствующих структурных подразделе­ний.

Деловые письма печатаются на стандартных блан­ках формата А4 или А5. При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последу­ющие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.

Текст делового письма, как правило, должен ка­саться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны или будут рассматриваться в од­ном структурном подразделении предприятия-адре­сата (одним и тем же должностным лицом). При необходимости нескольких различных воп­

Росов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.

В общем случае текст излагается от третьего лица единственного числа. Если же деловое письмо оформ­лено на бланке должностного лица, то его текст из­лагается от первого лица единственного числа.

Структурно текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причи­на, основание или обоснование составления пись­ма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй час­ти помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Согласно методическим рекомендациям по уни­фикации текстов управленческих документов разли­чают простые и сложные деловые письма. Простые письма подготавливают, когда не требуется описа­ние сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной-двух смысловых частей (абзацев). Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба (без изложения мотивов обращения), письмо-напо­минание (также без мотивов обращения), письмо - сообщение, письмо с выражением формальной годарности, сочувствия и пр.

Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации — ее анализа, оценки, аргументации, развернутой фор­мулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.

Важным является вопрос об объеме делового письма. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов содержат на этот счет следующие указания:

1) объем простого письма не должен превышать 1—2 машинописных листов;

2) объем сложного письма может содержать не­сколько (но не более 4. — Авт.) машинописных листов.

Датой письма во всех случаях является дата его подписания.

Образец оформления письма в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приве­ден в приложении 44[57]. Примерные тексты наиболее распространенных видов деловых писем приведены в приложении 45.

ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Требования к реквизитам документов

Изучение требований к реквизитам документов целесообразно начать с рассмотрения их состава. В состав реквизитов[21] документов входят следующие. 1. Изображение Государственного герба РФ (01)[22]. 2. Изображение герба субъекта РФ (02). 3. …

Основные требования к подготовке доверенностей

Доверенность — документ, удостоверяющий факт передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного должностного лица другому лицу. Доверенности могут выдаваться предприятиями (должностными лицами) другим должностным ли­цам, а также частными …

Филиалы и представительства

Предприятие может создавать филиалы и от­крывать представительства на территории РФ и за ее пределами с соблюдением требований законодательства РФ, законодательства иностранных государств по мес­ту нахождения филиалов и представительств, междуна­родных договоров …

Как с нами связаться:

Украина:
г.Александрия
тел. +38 05235 7 41 13 Завод
тел./факс +38 05235  77193 Бухгалтерия
+38 067 561 22 71 — гл. менеджер (продажи всего оборудования)
+38 067 2650755 - продажа всего оборудования
+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи всего оборудования
e-mail: msd@inbox.ru
msd@msd.com.ua
Скайп: msd-alexandriya

Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Представительство МСД в Киеве: 044 228 67 86
Дистрибьютор в Турции
и странам Закавказья
линий по производству ПСВ,
термоблоков и легких бетонов
ооо "Компания Интер Кор" Тбилиси
+995 32 230 87 83
Теймураз Микадзе
+90 536 322 1424 Турция
info@intercor.co
+995(570) 10 87 83

Оперативная связь

Укажите свой телефон или адрес эл. почты — наш менеджер перезвонит Вам в удобное для Вас время.