Управление эффективностью бизнеса

Организационные функции автоматизированной системы планирования и бюджетирования

Вопросы организации бюджетирования находятся в центре внимания не только финансистов-практиков, но и разработчиков автоматизиро­ванных систем планирования и бюджетирования. При этом задача по­следних — сделать так, чтобы компьютерная система не только обеспе­чивала расчеты, но и помогала руководителю бюджетного процесса сформировать адекватную организационную среду.

В процессе планирования взаимоотношения между сотрудниками долж­ны выстраиваться в иерархическом порядке в соответствии со структу­рой центров финансовой ответственности (ЦФО) компании. В общих чертах в такой организационной схеме можно выделить три категории сотрудников:

— специалисты, отвечающие за бюджетный процесс в целом, вклю­чая формирование итоговых отчетов;

— специалисты, отвечающие за бюджетирование на уровне функ­циональных подразделений и/или региональных структур;

— рядовые сотрудники, ведущие отдельные участки учета и пла­нирования в финансово-экономических или функциональных подразделениях.

Кроме того, информационная система должна позволять описывать различные группы пользователей, определив для каждой из них сте­пень детализации данных и уровень доступа к информации. В качест­ве таких групп могут выступать планово-экономический отдел, финан­совый отдел, службы производства, снабжения и продаж, удаленные подразделения и т. д. Для каждого пользователя должен четко опреде­ляться участок деятельности, включая список лиц, от которых он получает исходную информацию, и тех, кому он передает результаты своей работы. При этом любой сотрудник должен иметь возможность добавлять комментарии к бюджетным строкам и документировать свои действия. Разумеется, при этом каждый специалист получает доступ к информации в строгом соответствии с назначенными ему правами.

К сожалению, далеко не все программные средства, используемые для бюджетирования, имеют встроенные функции организации процесса планирования. Как показывает практика, многие компании начинают внедрять специализированные системы бюджетирования, намучившись с электронными таблицами или так называемыми «легкими» система­ми бюджетирования, которые умеют выполнять арифметические опе­рации, но не содержат никаких организационных функций. Конечно,

ЦИВИЛЕВ Сергей Викторович

Старший вице-президент по корпоративной экономике и финансам, Научно-производственная корпорация «Иркут»

В октябре 2001 г. в САО «Иркутское авиационное производственное объединение» (ИАПО) началась реализация проекта автоматизации бюджетного планирования на основе решений корпорации Hyperion. Цель проекта заключалась в совершенствова­нии существующей на предприятии системы бюджетного планирования и адаптации нового программного обеспечения к разработанным и утвержденным методикам.

Реализации проекта предшествовала подготовка предприятия к внедрению, когда специалистами предприятия был проведен анализ существующей системы бюджет­ного планирования и сделаны необходимые корректировки методологического харак­тера. Непосредственное внедрение включало три основных этапа: обучение сотрудни­ков ИАПО работе с системой Hyperion, обследование предприятия и составление рабочего задания, а также адаптацию системы к утвержденным процедурам бюд­жетного планирования. В соответствии с технологией внедрения, работы по проекту осуществлялись совместной группой, состоящей из специалистов компании ЛАНИТ и специалистов предприятия.

Внедрение новой системы бюджетирования позволило предприятию разработать единую корпоративную базу бюджетной информации, обеспечить унифицированные методы и принципы финансового планирования и реализовать скользящее планиро­вание. Также был создан механизм формирования консолидированного бюджета компании и обеспечено автоматическое образование отчетных форм для высшего руководства компании. При этом распределение информации между участниками бюджетного процесса происходило с соблюдением требований конфиденциальности и разграничения прав доступа.

Автоматизация бюджетного планирования привела к повышению полноты и надеж­ности разработки бюджетов и контроля их исполнения. Использование новой бюджет­ной модели позволило уменьшить количество рутинных процедур, предоставив фи­нансовым специалистам предприятия возможность уделять больше внимания решению аналитических и управленческих задач в области управления финансами. Специалис­ты предприятия получили надежный инструмент для разработки и анализа различных бюджетных сценариев, создания гибких бюджетов и контроля их исполнения.

Это далеко не единственное преимущество специализированной систе­мы бюджетирования, но все же важность организационных функций трудно переоценить. Ведь при их отсутствии создание серьезных бюд­жетных моделей превращается в кропотливую рутинную работу.

Поэтому переход от электронных таблиц к специализированной систе­ме резко повышает степень организации бюджетного процесса и столь же резко сокращает сроки формирования бюджетов.