Управление эффективностью бизнеса

Функции планирования и бюджетирования

Какова роль планирования и бюджетирования в современной компании? Будучи комплексными управленческими процессами, планирование и бюджетирование оказывают столь же комплексное влияние на систему корпоративного управления. Среди основных функций системы плани­рования и бюджетирования можно выделить следующие:

— планирование и координация;

— принятие решений и делегирование полномочий;

— оценка деятельности;

— оценка и переоценка тенденций;

ЛОБАНОВ Олег Владимирович

Заместитель генерального директора по экономике ОАО «ГМК "Норильский никель"»

ОАО «ГМК "Норильский никель"» - крупная производственная компания, имеющая разветвленную, территориально распределенную структуру. Особенности географичес­кого расположения компании привели к тому, что в составе ее производств присут­ствуют практически все отрасли экономики, которые тесно интегрированы между собой. На определенном этапе развития стало очевидно, что традиционный подход к подготовке бюджетов с использованием электронных таблиц и переработкой инфор­мации на каждом «этаже» управления существенно снижает гибкость и оперативность бюджетного процесса, обладает слабой прозрачностью. Решить проблему было воз­можно только за счет внедрения современных информационных технологий.

В компании было необходимо реализовать классический комплексный подход к бюдже­тированию: от взаимоувязанного планирования сбыта, производства и снабжения в спе­цифических натуральных показателях через планирование нормативных производствен­ных и накладных издержек, связанных с ними движений незавершенного производства и готовой продукции, бюджетов капитальных расходов и т. д., вплоть до плановых форм отчетности - баланса, плана прибылей и убытков и движения денежных средств.

Решение такой задачи было невозможно без разработки новой методологии планирования и бюджетирования, управленческого плана счетов, единых справочников, которые стали «скелетом» новой системы. Именно внимательное отношение к методологии, тщательная ее разработка явились залогом успешности всего проекта по автоматизации в целом.

Программное обеспечение Hyperion было выбрано согласно совокупности факторов, среди которых немаловажными были простота и, одновременно, высокая гибкость системы, полноценная реализация в системе классической концепции бюджетирования и невысокие требования к аппаратной поддержке.

Говоря о столь сложном проекте, нельзя не упомянуть о человеческом факторе. Ведь система бюджетирования - это не столько методики и компьютерные программы, сколько люди, которые участвуют в данном процессе. В крупной компании организации бюджетирования необходимо уделить особое внимание просто потому, что в бюджет­ный процесс вовлечено большое количество сотрудников, работающих по различным функциональным направлениям. Здесь велика роль бюджетных регламентов, описы­вающих процедуры и формы взаимодействия ответственных служб, а также возмож­ность реализации этих регламентов в информационной системе.

Нужно также сказать об обучении персонала: здесь тоже пригодились знания и опыт консультантов ЛАНИТ, сумевших вовлечь в учебный процесс всех сотрудников, задейст­вованных в процессе бюджетирования, - и в центральном офисе, и в Заполярном филиа­ле компании. Важно отметить, что обучение затрагивало не только программное обеспе­чение, но и предметную часть - те методологические принципы и подходы, которые были разработаны проектной группой и утверждены руководством компании.

— взаимодействие и мотивация персонала;

— контроль и анализ.

Рассмотрим перечисленные аспекты более подробно, для простоты из­ложения подразумевая под планированием как планирование операций, так и финансовое планирование (бюджетирование).

Планирование и координация — основные функции системы планиро­вания. С одной стороны, операционные планы и бюджеты конкретизи­руют стратегические корпоративные планы, а с другой — консолидиру­ют информацию тактического и оперативного характера. Таким образом, операционные планы и бюджеты связывают между собой стратегичес­кую и оперативно-тактическую плоскости планирования и устанавли­вают определенные рамки, внутри которых принимаются последующие управленческие решения. Развитие предприятия становится более пла­номерным и предсказуемым, поскольку вероятность неадекватных шагов и разного рода «перекосов» сводится к минимуму.

Принятие решений и делегирование полномочий. Грамотно организо­ванная система планирования подразумевает четкие процедуры приня­тия управленческих решений и соответствующее разграничение ответ­ственности. При этом право (и обязанность) принятия решений деле­гируется именно тому менеджеру, который отвечает за соответствующую область деятельности. При этом снижается нагрузка на руководителей высшего уровня: им больше не приходится тратить время на принятие решений, находящихся в компетенции подчиненных. Что касается ме­неджеров среднего звена, то в условиях отсутствия излишнего вмеша­тельства сверху они получают новые возможности для проявления инициативы и реализации своего потенциала[13].

Оценка успешности бизнеса. Показатели исполнения планов могут служить одной из характеристик текущей позиции предприятия и ка­чества бизнеса. Достижение запланированных показателей и отсутствие негативных отклонений факта от плана свидетельствуют о стабильности и устойчивости. И, наоборот, существенные отклонения факта от плана говорят либо о несовершенстве системы планирования, либо о недоста­точной предсказуемости самого бизнеса.

Оценка и переоценка тенденций. Как известно, построение планов и бюджетов основывается на прогнозах, и прежде всего — на прогнозе продаж. Поэтому корпоративный бюджет во многом отражает состояние внешней среды, точнее — оценку ее динамики в будущем. Мониторинг исполнения планов и анализ отклонений могут оказать неоценимую помощь в случаях, когда базовые ожидания, прогнозы и тренды требуют переосмысления. Это может произойти как из-за погрешностей в пер­воначальных прогнозах, так и при изменении внешних тенденций.

Взаимодействие и мотивация персонала. Деятельность по формирова­нию, корректировке, контролю и анализу исполнения планов предусмат­ривает тесное общение сотрудников практически всех служб организа­ции. Кроме того, бюджет должен оказывать мобилизующее воздействие и обеспечивать заинтересованность персонала в достижении запланиро­ванных показателей.

Контроль и анализ. Регулярное сопоставление достигнутых результатов с запланированными дает возможность анализировать отклонения и своевременно принимать необходимые решения. Внешние условия мо­гут изменяться, при этом в корпоративный бюджет нужно также вносить необходимые коррективы. К тому же вариации внешней среды должны восприниматься системой планирования отдельно от отклонений, воз­никших по причинам внутреннего характера.