Управление эффективностью бизнеса

Автоматизация бюджетирования

Даже после краткого обзора вопросов методологии становится очевидно, что бюджетирование — довольно сложный процесс, связанный со сбо­ром, обработкой и хранением больших объемов данных, а также с реали­зацией различных методик прогнозирования, планирования и анализа. Все это необходимо для принятия важных управленческих решений, и система бюджетирования должна обеспечивать общепринятые требова­ния к качеству управленческой информации: полноту, достоверность, своевременность. Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что перечисленные условия могут быть выполнены только при помощи адекватных информационных систем. Однако технологии технологиям рознь, и вполне естественно, что разные электронные инструменты бюд­жетирования обеспечивают разный уровень качества информации.

В качестве инструмента бюджетирования мы рассмотрим четыре кате­гории программных средств:

— электронные таблицы;

— корпоративные системы управления;

— заказные разработки;

— специализированные системы бюджетирования. Электронные таблицы

Возможно, это покажется странным, но разговор о высоких технологиях мы начнем с обычных электронных таблиц. Как показывает практика, этот инструмент довольно часто используется для бюджетирования, осо­бенно на малых предприятиях. И в этом нет ничего удивительного, по­скольку бюджеты составляются именно в табличной форме. Кроме того, электронные таблицы — один из наиболее простых, доступных и попу­лярных инструментов (в России таким стандартом де-факто является Microsoft Excel). С электронными таблицами умеют работать практичес­ки все, для этого вовсе не обязательно быть профессионалом в области информационных технологий (хотя справедливости ради заметим, что не так часто можно встретить бухгалтера или экономиста, умеющего са­мостоятельно создавать сложные системы взаимосвязанных таблиц или разрабатывать макросы для обработки данных). Стоимость лицензий на программное обеспечение невысока, не говоря уже о возможности исполь­зования пиратских копий (что, впрочем, авторами не приветствуется).

Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса. Они также могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начи­нают строить свою систему бюджетирования. Однако по мере вовлечения в этот процесс все новых и новых подразделений, усложнения методоло­гии и роста объема данных электронные таблицы как инструмент бюд­жетирования быстро достигают предела своих функциональных возмож­ностей. Напомним, что электронные таблицы не содержат никаких встроенных функций бюджетирования — ни методологических, ни орга­низационных. Поэтому процесс создания серьезных бюджетных моделей превращается в кропотливую рутинную работу. Вдобавок возникают проблемы с надежностью, ведь нарушение всего одной связи или фор­мулы может привести к существенному искажению всей картины.

Попробуем систематизировать недостатки электронных таблиц, сравни­вая их со специализированными системами бюджетного планирования. Выделим для этого три основных ракурса:

— администрирование и поддержка программных средств;

— качество данных;

— возможности анализа.

Электронные таблицы: администрирование и поддержка модели

Первый и, пожалуй, главный недостаток — отсутствие в электронных таблицах встроенных средств поддержки методологии бюджетирова­ния, которые позволяют упростить создание бюджетной модели. К числу таких функций относятся:

— поддержка временных периодов. В системе бюджетирования все данные привязываются к определенному временному перио­ду, а не к ячейке. Это свойство позволяет автоматически агре­гировать данные в соответствии с иерархией временных перио­дов (месяц-квартал-год), а также сопоставлять различные данные за соответствующие интервалы времени;

— мультивалютность. Система бюджетирования должна позво­лять ввод данных и построение отчетов с использованием не­скольких валют, а для преобразования информации использо­вать обменные курсы, заданные для соответствующих времен­ных периодов;

— правила распределения данных. Система должна поддерживать правила, позволяющие перераспределять бюджетные данные по времени в соответствии с заранее заданным алгоритмом;

— планирование с использованием количественных и стоимост­ных показателей.

Все перечисленные функции могут быть реализованы и в электронных таблицах. Однако их реализация наверняка потребует значительных затрат труда и времени.

Другой недостаток — слабые возможности электронных таблиц в части разделения и управления правами доступа пользователей. Если в бюд­жетный процесс вовлечено большое число участников, то для обеспече­ния необходимого уровня безопасности приходится создавать отдельный набор таблиц для каждого сотрудника. Возникает громоздкая система файлов, поддержка которой требует больших и неэффективных затрат времени. Что касается специализированных систем, то эти задачи реша­ются при помощи встроенных функций администрирования, которые позволяют определять права пользователей в терминах базовых эконо­мических понятий (счетов, центров доходов, центров затрат). Таким об­разом, каждому пользователю может быть открыт доступ лишь к опреде­ленной группе счетов для определенного центра ответственности.

Еще одна проблема связана с реализацией бюджетной модели. Все бюд­жетные модели, построенные в электронных таблицах, создаются в терми­нах отдельных ячеек и не используют ссылок на динамически изменяю­щиеся справочные данные. Таким образом, любые изменения в номенк­латуре выпускаемой продукции или структуре центров затрат требуют значительной переработки бюджетной модели. В отличие от электрон­ных таблиц, специализированная система обладает встроенными функ­циями управления справочной информацией, и, следовательно, измене­ния в модели не требуют столь значительной доработки и адаптации. Поскольку все взаимосвязи в бюджетной модели, построенной при по­мощи специализированной системы, строятся с использованием пара­метров, имеющих определенный экономический смысл (а не путем построе­ния связей между абстрактными ячейками электронных таблиц), бюд­жетная модель становится более прозрачной, интуитивно понятной и, соответственно, более простой в документировании и обслуживании.

Желательно, чтобы задача создания бюджетной модели решалась в ос­новном силами экономистов и финансистов, управляющих бюджетным процессом. Но если для этого применяются электронные таблицы, то, скоре всего, потребуется использование специального встроенного языка программирования. В первую очередь это относится к процедурам загрузки и консолидации данных. Необходимость программирования может привести к необоснованному разделению ответственности между менеджерами бюджетного процесса и специалистами службы информа­ционных технологий. В специализированной системе эта проблема не возникает: все задачи распределения и консолидации данных автомати­зированы и не требуют дополнительной настройки. Более того, в спе­циализированной системе вся обработка данных полностью реализована с использованием системы параметров бюджетной модели и не требует от пользователя специальных знаний в области программирования.

Концепция Business Performance Management: начало пути Электронные таблицы: качество данных

С точки зрения качества бюджетных данных, полученных при помощи электронных таблиц, большой проблемой являются ошибки в перекрест­ных ссылках и макросах. Как показывает практика, в компаниях, ис­пользующих электронные таблицы для задач бюджетирования, до 95% ошибок в бюджетных данных были вызваны именно этой причиной.

Кроме того, в электронных таблицах отсутствует контроль ссылочной целостности данных — правила, позволяющие регламентировать ввод данных в определенные бюджетные строки и связывать эти строки с имею­щимися справочными данными. Такие правила являются обязательной функцией любой специализированной системы бюджетирования.

Следующая проблема — то, что, используя электронные таблицы, прак­тически невозможно проконтролировать изменения данных и иденти­фицировать пользователей, ответственных за эти изменения. В отличие от электронных таблиц, специализированные системы обладают встро­енными возможностями контроля изменений данных и структуры бюд­жетной модели.

Отсутствие в электронных таблицах встроенного механизма контроля версий может привести к некорректности или неполноте данных, на­пример при консолидации различных версий бюджета. В отличие от электронных таблиц, в специализированных системах бюджетирования реализован встроенный механизм контроля версий, который позволяет избежать подобных ошибок.

Управление эффективностью бизнеса

Как следует учиться управлять людьми?

Чтобы эффективно руководить бизнесом, нужно научиться управлять подчиненными. Для получения полезных навыков и освоения разных методик менеджемента, можно посещать специализированные курсы, семинары или лекции. Используя материалы вебинара https://brammels.com/career/how-to-learn-management/, можно найти …

OLAP: история развития и характеристики

Идея обработки многомерных данных восходит к 1962 г., когда Кен Айверсон опубликовал свою работу «Язык программирования» (A Pro­gramming Language, APL)[25]. APL — это математически определенный язык с многомерными переменными и …

Сбор исходных данных

Несмотря на то, что процесс консолидации не является учетным про­цессом в классическом понимании, методология консолидации требует использования не только отчетности компаний группы, но и ряда до­полнительных показателей, необходимых как для …

Как с нами связаться:

Украина:
г.Александрия
тел./факс +38 05235  77193 Бухгалтерия
+38 050 512 11 94 — гл. инженер-менеджер (продажи всего оборудования)

+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи новинок
e-mail: msd@msd.com.ua
Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Оперативная связь

Укажите свой телефон или адрес эл. почты — наш менеджер перезвонит Вам в удобное для Вас время.