Управление эффективностью бизнеса

Автоматизация бюджетирования

Даже после краткого обзора вопросов методологии становится очевидно, что бюджетирование — довольно сложный процесс, связанный со сбо­ром, обработкой и хранением больших объемов данных, а также с реали­зацией различных методик прогнозирования, планирования и анализа. Все это необходимо для принятия важных управленческих решений, и система бюджетирования должна обеспечивать общепринятые требова­ния к качеству управленческой информации: полноту, достоверность, своевременность. Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что перечисленные условия могут быть выполнены только при помощи адекватных информационных систем. Однако технологии технологиям рознь, и вполне естественно, что разные электронные инструменты бюд­жетирования обеспечивают разный уровень качества информации.

В качестве инструмента бюджетирования мы рассмотрим четыре кате­гории программных средств:

— электронные таблицы;

— корпоративные системы управления;

— заказные разработки;

— специализированные системы бюджетирования. Электронные таблицы

Возможно, это покажется странным, но разговор о высоких технологиях мы начнем с обычных электронных таблиц. Как показывает практика, этот инструмент довольно часто используется для бюджетирования, осо­бенно на малых предприятиях. И в этом нет ничего удивительного, по­скольку бюджеты составляются именно в табличной форме. Кроме того, электронные таблицы — один из наиболее простых, доступных и попу­лярных инструментов (в России таким стандартом де-факто является Microsoft Excel). С электронными таблицами умеют работать практичес­ки все, для этого вовсе не обязательно быть профессионалом в области информационных технологий (хотя справедливости ради заметим, что не так часто можно встретить бухгалтера или экономиста, умеющего са­мостоятельно создавать сложные системы взаимосвязанных таблиц или разрабатывать макросы для обработки данных). Стоимость лицензий на программное обеспечение невысока, не говоря уже о возможности исполь­зования пиратских копий (что, впрочем, авторами не приветствуется).

Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса. Они также могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начи­нают строить свою систему бюджетирования. Однако по мере вовлечения в этот процесс все новых и новых подразделений, усложнения методоло­гии и роста объема данных электронные таблицы как инструмент бюд­жетирования быстро достигают предела своих функциональных возмож­ностей. Напомним, что электронные таблицы не содержат никаких встроенных функций бюджетирования — ни методологических, ни орга­низационных. Поэтому процесс создания серьезных бюджетных моделей превращается в кропотливую рутинную работу. Вдобавок возникают проблемы с надежностью, ведь нарушение всего одной связи или фор­мулы может привести к существенному искажению всей картины.

Попробуем систематизировать недостатки электронных таблиц, сравни­вая их со специализированными системами бюджетного планирования. Выделим для этого три основных ракурса:

— администрирование и поддержка программных средств;

— качество данных;

— возможности анализа.

Электронные таблицы: администрирование и поддержка модели

Первый и, пожалуй, главный недостаток — отсутствие в электронных таблицах встроенных средств поддержки методологии бюджетирова­ния, которые позволяют упростить создание бюджетной модели. К числу таких функций относятся:

— поддержка временных периодов. В системе бюджетирования все данные привязываются к определенному временному перио­ду, а не к ячейке. Это свойство позволяет автоматически агре­гировать данные в соответствии с иерархией временных перио­дов (месяц-квартал-год), а также сопоставлять различные данные за соответствующие интервалы времени;

— мультивалютность. Система бюджетирования должна позво­лять ввод данных и построение отчетов с использованием не­скольких валют, а для преобразования информации использо­вать обменные курсы, заданные для соответствующих времен­ных периодов;

— правила распределения данных. Система должна поддерживать правила, позволяющие перераспределять бюджетные данные по времени в соответствии с заранее заданным алгоритмом;

— планирование с использованием количественных и стоимост­ных показателей.

Все перечисленные функции могут быть реализованы и в электронных таблицах. Однако их реализация наверняка потребует значительных затрат труда и времени.

Другой недостаток — слабые возможности электронных таблиц в части разделения и управления правами доступа пользователей. Если в бюд­жетный процесс вовлечено большое число участников, то для обеспече­ния необходимого уровня безопасности приходится создавать отдельный набор таблиц для каждого сотрудника. Возникает громоздкая система файлов, поддержка которой требует больших и неэффективных затрат времени. Что касается специализированных систем, то эти задачи реша­ются при помощи встроенных функций администрирования, которые позволяют определять права пользователей в терминах базовых эконо­мических понятий (счетов, центров доходов, центров затрат). Таким об­разом, каждому пользователю может быть открыт доступ лишь к опреде­ленной группе счетов для определенного центра ответственности.

Еще одна проблема связана с реализацией бюджетной модели. Все бюд­жетные модели, построенные в электронных таблицах, создаются в терми­нах отдельных ячеек и не используют ссылок на динамически изменяю­щиеся справочные данные. Таким образом, любые изменения в номенк­латуре выпускаемой продукции или структуре центров затрат требуют значительной переработки бюджетной модели. В отличие от электрон­ных таблиц, специализированная система обладает встроенными функ­циями управления справочной информацией, и, следовательно, измене­ния в модели не требуют столь значительной доработки и адаптации. Поскольку все взаимосвязи в бюджетной модели, построенной при по­мощи специализированной системы, строятся с использованием пара­метров, имеющих определенный экономический смысл (а не путем построе­ния связей между абстрактными ячейками электронных таблиц), бюд­жетная модель становится более прозрачной, интуитивно понятной и, соответственно, более простой в документировании и обслуживании.

Желательно, чтобы задача создания бюджетной модели решалась в ос­новном силами экономистов и финансистов, управляющих бюджетным процессом. Но если для этого применяются электронные таблицы, то, скоре всего, потребуется использование специального встроенного языка программирования. В первую очередь это относится к процедурам загрузки и консолидации данных. Необходимость программирования может привести к необоснованному разделению ответственности между менеджерами бюджетного процесса и специалистами службы информа­ционных технологий. В специализированной системе эта проблема не возникает: все задачи распределения и консолидации данных автомати­зированы и не требуют дополнительной настройки. Более того, в спе­циализированной системе вся обработка данных полностью реализована с использованием системы параметров бюджетной модели и не требует от пользователя специальных знаний в области программирования.

Концепция Business Performance Management: начало пути Электронные таблицы: качество данных

С точки зрения качества бюджетных данных, полученных при помощи электронных таблиц, большой проблемой являются ошибки в перекрест­ных ссылках и макросах. Как показывает практика, в компаниях, ис­пользующих электронные таблицы для задач бюджетирования, до 95% ошибок в бюджетных данных были вызваны именно этой причиной.

Кроме того, в электронных таблицах отсутствует контроль ссылочной целостности данных — правила, позволяющие регламентировать ввод данных в определенные бюджетные строки и связывать эти строки с имею­щимися справочными данными. Такие правила являются обязательной функцией любой специализированной системы бюджетирования.

Следующая проблема — то, что, используя электронные таблицы, прак­тически невозможно проконтролировать изменения данных и иденти­фицировать пользователей, ответственных за эти изменения. В отличие от электронных таблиц, специализированные системы обладают встро­енными возможностями контроля изменений данных и структуры бюд­жетной модели.

Отсутствие в электронных таблицах встроенного механизма контроля версий может привести к некорректности или неполноте данных, на­пример при консолидации различных версий бюджета. В отличие от электронных таблиц, в специализированных системах бюджетирования реализован встроенный механизм контроля версий, который позволяет избежать подобных ошибок.