И проведения компьютерных презентаций
Подготовить несколько рисунков и слайдов для презентации можно в стандартных текстовых процессорах, электронных таблицах и графических пакетах. При этом наиболее удобно использовать специальные программы для подготовки и проведения презентаций. Такие средства могут превратить скучную демонстрацию слайдов в многоцветное красочное шоу, привлекающее внимание аудитории.
Большинство презентационных программ поддерживает звуковые платы, их работа связана с анимацией, звуком, видео и другими возможностями мультимедиа. Мультимедийные презентации играют все более важную роль в бизнесе. Сейчас большинство компаний используют в своих презентациях средства мультимедиа, которые все чаще заменяют статические графики или слайды.
Крупные и мелкие компании нередко прибегают к так называемой рекламе «на дискетах». Практически все упомянутые программы позволяют «упаковать» презентацию на дискету и послать ее потребителям рекламы. Такие продукты обычно включают утилиту воспроизведения. С ее помощью неограниченное число пользователей сможет просматривать презентацию, при этом им не потребуется то программное обеспечение, посредством которого она была создана. Некоторые пакеты ограничивают размеры презентации одной дискетой, другие позволяют создавать многомегабайтные демонстрации, размещаемые на нескольких дискетах. Иногда готовая презентация записывается на другие носители, в частности на видеокассеты. Также для такой рекламы используется электронная почта и Internet.
Презентационные пакеты различаются по своим возможностям и могут быть разделены на две группы: первая группа — мультимедиа-программы, изначально рассчитанные на использование новых технологий; вторая — традиционные программы, модернизированные под мультимедиа.
Мултимедиа-программы. К мультимедиа-программам относятся: Action фирмы Macromedia, Astound фирмы Gold Disk и Super Show & Tell (SST) фирмы Midisoft. Эти программы позволяют импортировать видео-, анимационные, звуковые файлы и другие элементы мультимедиа почти также легко, как обычные пакеты импортируют рисунки и текст. Даже стандартные презентационные функции в этих программах реализованы с учетом возможностей мультимедиа, например, в пакетах Action и Astound предусмотрены средства анимации обычных диаграмм.
Macromedia Action создана специально для мультимедиа презентаций. Она легко объединяет в одно целое текст, графику, звук и анимацию. Средствами Action можно построить презентацию как единую последовательность элементов или интерактивное шоу, состоящее из множества отдельных сцен, вызов которых осуществляется нажатием клавиши или экранной кнопки. Имеются инструменты временной привязки, которые позволяют точно указать, когда тот или иной элемент должен появиться на сцене и как долго он будет оставаться на экране.
Анимационные функции пакета Action позволяют оживить диаграммы и графики, а также любые элементы экрана. Однако в пакете нет средств для создания анимации, видеоклипов и неподвижных изображений с нуля, как это предусмотрено в пакете Astound. Также Action не выполняет автоматическую перекодировку цветов в оттенки серого для оптимизации черно-белой печати и не печатает тезисы выступлений.
Action имеет гораздо больше средств мультимедиа, чем любая другая презентационная программа. В программе имеются планировщик, функция проверки правописания и набор готовых к использованию клипов. Однако отсутствуют инструменты для создания и редактирования элементов мультимедиа.
Gold Disk Astound близок к идеальной презентационной программе. В нем сочетаются мощные традиционные средства для демонстрации слайдов (автоматизированные шаблоны, шаблоны для слайдов, инструменты структурирования) с мощными мультимедийными средствами. Astound позволяет точно синхронизировать звуковые клипы, анимацию и другие элементы мультимедиа в пределах каждого слайда.
Инструменты для создания трехмерных анимированных диаграмм позволяют управлять каждым элементом диаграммы отдельно: например, задавать время его появления и исчезновения, скорость движения, что позволяет выделить те или иные данные, на которые следует обратить внимание аудитории. Диаграммы могут поворачиваться в трехмерном пространстве.
Astound имеет пакет готовых презентаций по различным темам (финансовый отчет, способы преодоления кризиса и др.). Также можно воспользоваться имеющимися в пакете шаблонами, дополнив их собственными элементами мультимедиа. Имеющийся в программе оптимизатор слайд-шоу анализирует готовую презентацию, предлагает способы ее усовершенствования и может автоматически внести поправки.
В программе Astound имеется набор утилит, содержащий все необходимые инструменты для работы с графикой, анимацией, видео и звуком. По своим функциональным возможностям утилиты уступают специализированным программам, однако они позволяют оперативно внести изменения в готовые или создать новые мультимедийные файлы.
Midisoft Super Show & Tell (SST). В пакете отсутствует большинство общепринятых для презентационных программ функций. Программа создавалась как недорогой инструмент начального уровня для создания мультимедиа-презентаций, поэтому в ней отсутствуют шаблоны, планировщик и средства вывода на печать, не пригодна для профессионального применения. Несмотря на это, программа вполне подходит для обычных деловых презентаций, для школ и домашнего применения.
SST позволяет готовить презентации в одном окне, интерфейс программы обеспечивает доступ сразу ко всем инструментам. Четверть экрана занимает рабочая область, где создаются слайды; ниже отведено место для предваритель - ного просмотра одновременно пяти уменьшенных слайдов. Диаграммы создаются в отдельном программном модуле и сохраняются в формате BMP. Лишь после этого их можно вставить в презентацию.
Имеющиеся в программе инструменты рисования весьма посредственны. Зато SST предлагает хороший набор фильтров для включения в презентацию изображений и позволяет легко импортировать звуковые, анимационные и видеофайлы. В программе отсутствуют обычные средства временной разметки, но с помощью функции Playlist можно управлять синхронизацией и продолжительностью каждого события на слайде.
Программы, модернизированные под мультимедиа. К таким программам относятся: Freelance Graphics фирмы Lotus, Harvard Graphics фирмы Software Publishing и PowerPoint фирмы Microsoft. В эти пакеты включены средства организации содержания, создания художественного дизайна, поддержки коллективной работы. В то же время возможности использования средств мультимедиа в этих программах выглядят довольно скромно. Как правило, они определяются технологией OLE (Object Linking and Embedding — привязка и встраивание объектов), позволяющей передать управление внешнему мультимедиа приложению. Такие программы поставляются в наборе с другими приложениями, например, Microsoft PowerPoint продается в составе пакета Microsoft Office, имеют привычную среду разработки, напоминающую среду обычного текстового процессора и развитые средства помощи.
Благодаря OLE можно импортировать и воспроизводить звуковые и видеофайлы, но лишь в том виде, в каком они были созданы в приложениях. Кроме того, OLE поглощает большой объем системных ресурсов, что может приводить к конфликтам в памяти и проблемам с синхронизацией работы приложений.
Microsoft PowerPoint включена в пакет Microsoft Office, проста и удобна в использовании. Имеет обучающую программу, готовые образцы презентаций и развитую систему помощи. Но также имеется существенный недостаток — отсутствуют специальные средства для работы с мультимедиа. Единственный способ дополнить презентацию клипами — это вставить их как OLE-объект. Воспроизведение клипа при этом будет осуществляться Windows-утилитой Media Pleyer. В программе отсутствуют интерактивные средства, если не считать возможности запуска других приложений, вставленных в презентацию в качестве OLE-объектов.
Встроенный в PowerPoint программный модуль AutoContent Wizard задает вопросы по теме презентации, а затем на основе полученной информации строит представление. Аналогично работает модуль Pick a Look Wizard, помогающий в подготовке экранного изображения, поясняющего текста и других элементов презентации.
Чтобы украсить текст спецэффектами или построить диаграмму, PowerPoint использует WordArt, MicrosoftGraph и другие приложения, содержащие множество функций.
Lotus Freelance Graphics первой предложила пользователям автоматизированные шаблоны и многие другие популярные функции. Обычно включена в состав пакета Lotus SmartSuite. Программа имеет большой арсенал средств для традиционных презентаций, в том числе свыше 60-ти шаблонов. Функции мультимедиа очень посредственные.
Пакет предлагает широкий выбор типов диаграмм и средств предварительного просмотра, имеются различные переходные эффекты, например, театральный занавес и оконные шторы, открывающие и закрывающие изображения на слайдах. Но управление временными параметрами переходных эффектов не предусмотрено.
Freelance Graphics не имеет встроенных мультимедийных инструментов. Однако на инструментальной линейке есть кнопки вызова двух приложений, используемых для запуска звуковых и видеофайлов с помощью механизма OLE. Как и другие программы, использующие OLE, программа не обеспечивает полного контроля над воспроизведением звуковых и видеофайлов, но одна из опций позволяет устанавливать число повторов при воспроизведении файла. Кроме того, любой объект на экране можно превратить в интерактивную кнопку, которая запускает внешние приложения или активизирует какой-либо из элементов мультимедиа и которую можно переместить в другой слайд.
Software Publishing Harvard Graphics. Пакет предназначен для создания традиционных презентаций. В программе имеется большое число вспомогательных средств, способствующих подготовке хорошо спланированных, понятных и зрелищных презентаций. Набор обучающих программ знакомит пользователей с принципами построения диаграмм, работы с текстами и демонстрации презентаций.
Подготовленный вариант презентации автоматически оценивается оптимизатором, который указывает характерные недостатки. Средства построения графиков имеют широкие возможности и позволяют представлять данные в самых разных формах. С помощью программы можно проводить сетевые презентации в режиме реального времени одновременно на 64 компьютерах.
Хорошо выполненные шаблоны, мощные интерактивные средства и отличный модуль рисования обеспечивают быструю подготовку традиционного слайд - шоу. Имеется встроенный анимационный плеер и модуль для воспроизведения видеоклипов, но их позиционирование, а также настройка уровня звука довольно сложны. Слабые мультимедийные средства выводят Harvard Graphics за рамки профессиональных.
5.3.2. Правила разработки презентаций
Создаваемые для презентаций изображения должны наглядно подтверждать устное изложение и существенно облегчать восприятие материала. К основным правилам создания презентаций (эти принципы годятся для 35 мм слайдов, прозрачных пленок и компьютерных слайд-шоу с использованием мультимедийных средств) можно отнести:
• Планирование презентации. Необходимо четко уяснить цель и задачи презентации, разработать общее содержание с последующим созданием схемы или сценария презентации.
• Единое стилевое оформление. Стиль компьютерной презентации является такой же частью фирменного стиля, как визитки или бланки. Поэтому желательно разработать фирменный шаблон презентации и в дальнейшем использовать только его. Желательно на каждом слайде разместить свой логотип, но он должен находиться всегда на одном и том же месте, а не прыгать ных цветов и двух гарнитур шрифтов на один слайд. Размеры шрифтов должны повторяться от слайда к слайду. Объекты должны «смотреть» на сопровождающий текст. Это касается не только людей, но и, например, автомобилей, компьютеров и других устройств. «Отвернувшийся» от поясняющего текста объект вызывает неприятные ощущения.
• Подбор цветовых решений. Цвет значительно повышает эффективность визуального восприятия, но им нельзя злоупотреблять. Цвета лучше подбирать контрастные и сочетающиеся. Подбор цветов имеет важное значение при черно-белом выводе на печать, когда они отображаются оттенками серого.
• Оптимизация слайдовых последовательностей. На первом слайде желательно поместить имя автора, название и структуру (оглавление) доклада, а также другие исходные данные, касающиеся всей презентации. Каждый слайд должен быть содержательным и запоминающимся. На слайдах должны располагаться только тезисы. Максимальное количество тезисов — пять или шесть для одного слайда, одна главная идея для образа, используемого в слайде. Представленная на слайдах информация должна быть сжатой и простой. Слишком большой объем информации на одном слайде затрудняет восприятие. Не следует чередовать яркие и темные слайды. Это неприятно действует на глаза.
• Выбор формата. Правильный выбор формата изображения зависит от вида презентации — то ли это будет презентация в электронном виде с проецированием изображения на экран с помощью мультимедийного проектора, то ли это будет презентация на прозрачных пленках. Например, некоторые форматы фотоизображений при выводе на прозрачные пленки дают большую зернистость, в то время как на экране компьютера — более высокую четкость.
• Устранение отвлекающего фона. Иногда фон за основным объектом лучше просто закрасить правильно подобранным цветом. Объект на изображении не должен сливаться с фоном, для них необходимо задавать разные контрастные цвета. Программы подготовки презентаций обычно позволяют легко изменить неудачный фон, добавить тени и выделить фотографию рамкой.
• Устранение ненужных деталей. Это привлечет внимание к главному. Иногда можно просто дать важный фрагмент крупным планом, а все остальное убрать. Изображения должны быть достаточно крупными и занимать не менее 1/5 площади слайда. Но для такого масштабирования могут потребоваться графические пакеты. Кроме масштабирования в графических пакетах можно ретушировать фотоизображения.
• Оптимизация переходных эффектов. Использование вводных переходных эффектов помогает заинтересовать аудиторию, а завершающих — вновь обратить ее внимание на текст слайда или графику. Но следует учесть, что от однообразия эффектов слушатели устают больше, чем от их отсутствия.
• Использование мультимедийных средств. Необходимо тщательно подумать о применении таких средств мультимедиа, как видео, звук, сложная графика и т. д. Разработка видео, анимации и звука не столь проста, как подготовка слайдов и обходится пока еще дорого. Вполне возможно, что для решения задач презентации можно обойтись готовыми материалами из CD-библиотек.