ПРАВИЛЬНО РАСПРЕДЕЛЯЙТЕ СВОЕ ВРЕМЯ
Однажды предприниматель собрал всех своих коммерческих агентов и обратился к ним с такой речью:
«Господа, я сделал расчеты, которые интересны как для меня, так и для вас. Эти расчеты-объясняют, почему я не повышаю плату вам и не могу позволить себе покупку в этом году новой машины. Дело в том, что я определил фактическое количество дней, которые вы проработали в прошлом году. Это двести шестьдесят пять дней. На выходные, праздники и болезни приходится в среднем по сто дней. Если принять во внимание, что обычный рабочий день составляет восемь часов, то это дает две тысячи сто двадцать часов. Но это ни в коем случае не количество времени, которое вы потратили на сделки. В среднем вы делали по шесть визитов в день, итого тридцать два посещения в неделю. Каждое посещение занимало в среднем пятнадцать минут.
Только в половине из общего числа этих посещений дело дошло до переговоров о заключении сделки. Остаются шестнадцать переговоров в неделю. Из этих шестнадцати опять-таки только половина закончилась заключением сделки. Это означает, что время, которое вы потратили в прошлом году на заключение сделок, фактически составило восемь раз по пятнадцать минут, или два часа в неделю,
Я плачу вам приблизительно три фунта в час, если принимать в расчет ваше фактическое время работы. Это кажется невероятным, но я не смог найти никакой ошибки в этих расчетах. Может быть, кто-то из вас подскажет мне, где я ошибся?»
Коммерческие агенты промолчали. Им нечего было возразить, все было правильно. Уже на следующей неделе о, ни повысили свои обороты на тридцать процентов. Однако факт остается фактом: среднее время, затрачиваемое коммерческими агентами на совершение сделок, действительно не превышает двух часов в неделю.
Из трехсот рабочих дней в году у коммерческого агента на заключение сделок приходится семьдесят пять дней, а сто десять уходит на поездки. Таким образом, коммерческий агент тратит на разъезды больше времени, чем на свою основную работу. Он является бесценным клиентом для железных дорог. Больше пятидесяти дней агент проводит за составлением деловых писем в номерах и холлах гостиниц и еще шестьдесят пять дней тратит на другую «бумажную» работу.
Руководители отдела торговли иногда считают, что если бы они могли держать своих коммерческих агентов на четырехчасовом рабочем дне, то те продавали бы вдвое больше, чем сейчас.
Но это еще не самое страшное. Агент теряет не только шесть часов из своего рабочего дня, часто он теряет еще больше. Он теряет три лучших часа. Имеется в виду время между двенадцатью и часом и между двумя и четырьмя часами дня. Эти три часа «стоят» в два раза дороже, чем остальное рабочее время. Если оценивать время дня по возможности совершения купли-продаж, то время между двумя и тремя часами является «часом пик».
Это время является «золотым» для всех коммерческих агентов. Оценивая часы дня в баллах, получим следующую таблицу.
9—10 часов. . .5 баллов 14—15.................. 60 баллов
10- TOC o "1-3" h z 1............. 1 10.................... 15-16 40
11- 1.............. 2 20.................... 16-17 20
12- 1............. 3 40.................... 17-18 10
13- 1............. 4 10................. 18—19 5
Вы должны научиться делить свой день так, как мясник разделывает тушу. Какие-то части туши могут быть проданы по два и три, а другие по пять шиллингов за фунт.
Время между двумя и тремя часами является наилучшим временем для продажи товаров, потому что клиенты в это время общительнее и настроены дружелюбнее, чем в другое время дня. Есть такие люди, с которыми вообще невозможно говорить о делах, кроме как после обеда. Это знает каждый опытный коммерческий агент. Иногда это единственное время, когда такие клиенты более или менее доступны.
После обеда у делового человека остаются позади все самые срочные заботы дня. Он закончил уже чтение отвратительной утренней корреспонденции, вечно содержащей требования и жалобы. Он ведь пообедал, а это значит, что его мыслительные процессы замедлились. Его подсознание больше настроено на пищеварение, чем на умственную деятельность. Он больше переваривает, чем думает. Его дух и воля расслаблены. Клиент доступнее и его легче убедить — он будет прислушиваться к вашим словам. Он уделит вам свое внимание полностью, а не на десять процентов, как он, вероятно, сделал бы, если бы вы пришли к нему между девятью и десятью часами утра.
Клиенту наверняка доставит удовольствие увидеть вас между двумя и тремя часами. В это время клиент будет в общительном настроении.
Таким образом выясняется, что есть проблема выбора времени для визита. Для заключения сделок следует выбирать наиболее благоприятные часы дня.
Нет ничего страшного, если коммерческий агент никого не посетит между девятью и десятью часами. Хуже, если у него не будет визитов между десятью и одиннадцатью или между пятью и шестью часами, хотя потеряет он немного. Если же агент упустит золотое время от двух до трех часов, тогда пропадет четверть его рабочего дня. Таким образом, тайной правильно проведенного дня коммерческого агента является заключение сделок с одиннадцати до часу и с двух до четырех часов дня. Эти четыре ценнейших часа агент не должен тратить ни на поездки, ни на ожидания, ни на «бумажную» работу.
Новая формула посещений может быть'заключена в следующих словах: «Разделите свое время на часы в зависимости от степени их значимости. Самые ценные часы используйте для того, чтобы встретиться с клиентом, а не для поездок, ожиданий или составления бумаг».
С двух до трех часов вы захватываете самый лакомый кусочек дня. Не пропустите его. Не теряйте ни одной минуты из этого времени. Я часто слышал от охотников на буйволов, что они убивают буйвола лишь ради его языка. Остальное они бросают гиенам. Когда мяса достаточно, то берут только самые лакомые кусочки.
Таким же образом коммерческие агенты должны смотреть и на время с двух до трех часов — как на самую важную часть дня. Они не должны проводить это время, подремывая в мягком кресле отеля.
Однако для некоторых коммерческих агентов наиважнейшее событие дня происходит не с двух до трех часов дня, а целых полтора часа — с часу до половины третьего. Этим долгожданным событием оказывается... обед. Обед — это вершина дня, это блаженство, это приятнейшая проблема выбора блюд. Многие коммерческие агенты целых два часа наслаждаются в предвкушении обеда, а следующие два часа оплакивают то, что обед уже закончился.
Такой агент съедает на обед кусок ростбифа с соусом, тарелку картошки с капустой и пудинг. Все это он заливает кружкой пива, а затем безуспешно борется с дремотой. Таким образом проходит первая половина золотого времени. Настоящий же, опытный коммерческий агент удовольствуется только легким обедом, а вместо пива выпьет чай или кофе. А вот в половине седьмого или в семь, когда его рабочий день подходит к концу, он может позволить себе такой обильный обед, какой ему захочется.
Одним словом, коммерческий агент должен находиться в форме. Он не обычный служащий. Рабочий день коммерческого агента можно сравнить с гонками или игрой в футбол. Это — борьба умов. Поэтому агент не должен перед решающим моментом набивать себе желудок.
Все же, когда это выгодно, агент может пригласить клиента на обед. Таким образом агент проведет время от часу до двух с пользой для себя и для дела, то есть самым лучшим образом. Впрочем, во многих отраслях бизнеса это лучшее время может быть от четырех до пяти или с десяти до одиннадцати. Но общий принцип остается неизменным. Не все рабочие часы равноценны для коммерческого агента. Как именно использовать свое время, предоставлено решать самому агенту. Он не учитель, который не властен изменить учебную программу, и не машинист поезда, которому приходится строго придерживаться графика движения.
Коммерческий агент должен сам составлять себе план на следующий день, и делать это лучше накануне вечером.
Но не следует и перегибать палку. Многие коммерческие агенты привыкли просто исключать пятницу и понедельник из своего рабочего времени. Они говорят, что в эти два невезучих дня ничего хорошего произойти не может.
Они также верят в то, что до одиннадцати часов дня, после пяти часов и между часом и двумя ни при каких обстоятельствах невозможно что-либо проделать. Невозможно это сделать и в том случае, если клиент занят или пребывает в плохом настроении. Такие агенты мало на что способны, потому что стараются избегать всяческих трудностей.
Это верно, что некоторые утренние часы не особенно подходят для заключения сделок. Если так, то коммерческий агент может в эти часы заняться чем-нибудь другим, а все свое искусство торговли применять в более подходящее время.
Вообще непонятно, почему коммерческие агенты просто теряют время, которое проводят в поезде или в залах ожидания? Агент может в это время разрабатывать планы или просто читать. У него с собой должна всегда быть какая-нибудь литература — учебная, научная или даже художественная.
Некоторые агенты недовольны тем, что фирма пытается насаждать жесткий график. Другие радуются свободе, но не пытаются ее как-то использовать.
Если коммерческий агент — человек, подходящий для такой работы, то он может сделать больше, когда предоставлен самому себе. Нельзя относиться к коммерческому агенту как к такси со счетчиком, платить которому надо исходя из пройденного пути. Когда агентов заставляют делать строго определенное количество визитов в день, у них случаются нервные срывы или же они начинают лгать. Последнее вероятнее всего. Но если сами агенты будут расторопны, то у руководства не будет оснований подгонять их.
Распределите свое время. Лучшее время дня используйте для заключения сделок. Работайте энергичнее. Энергичная деятельность дает лучший результат с меньшими затратами.
Нелегко распределить время так, чтобы день был использован самым лучшим образом. Но это необходимо, и это должно быть сделано.
