После совещания
21. Возвращайтесь — хотя бы время от времени — к ходу и результатам состоявшейся конференции, например путем опроса участников:
— Были ли достаточно ясными тема и цель совещания?
— Получил ли каждый из участников своевременно повестку дня и другие материалы?
— Началось ли заседание вовремя?
— Соблюдались ли повестка дня и регламент?
— Была ли достигнута цель совещания?
— Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки?
— Сколько времени было использовано неэффективно?
22. Составьте четкий итоговый протокол — по возможности через 24 —максимально через 48 часов после завершения заседания. Образец (формуляр) Вы найдете ниже.
Самая большая ошибка после совещания — отсутствие протокола, следующая по рангу ошибка — плохой протокол.
23. Так называемый укороченный протокол с важнейшими данными и результатами должен быть уже в конце заседания роздан всем участникам в виде фотокопии, в большинстве случаев пространный протокол становится тогда излишним. Пример соответствующего формуляра следует после бланка итого протокола.
24. Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются.
25. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом следующей повестки дня.
|
Подразделение, отдел |
Итоговый протокол совещания |
Дата |
|
Тема: |
Место проведения: Дата: Продолжительность (от—до): |
|
|
Ведущий обсуждения: |
Ведущий протокол (с указанием номера телефона): |
Приглашение/повестка дня от: |
|
Участники совещания: |
Привлеченные участники: |
|
|
Результат:* |
Указание/поручение (срок исполнения): |
Контроль |
|
* Эти пункты при надобности записываются на нескольких страницах |
Страница: |
План обсужденияТема_______________________________________ Дата_______ Время___________ Место проведения Документы для обсуждения____________________ ___________________________________________ Участники__________________________________ |
||
|
Пункты повестки дня |
Решения, результаты, мероприятия |
Пометка о выполнении |
|
Немедленно поручить: |
