ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Стандартизованные термины с определениями

(извлечение из ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело". Утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02,98 № 28)

2.1. Общие понятия

1. Делопроизводство (документационное обеспе­чение управления, ДОУ): Отрасль деятельности, обес­печивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

2. Архивное дело: Отрасль деятельности, обеспе­чивающая организацию хранения и использования ар­хивных документов.

3. Документ (документированная информация): Зафиксированная на материальном носителе информа­ция с реквизитами, позволяющими ее идентифициро­вать.

4. Внешние признаки документа: Признаки, отра­жающие форму и размер документа, носитель инфор­мации, способ записи, элементы оформления.

5. Носитель документированной информации:

Материальный объект, используемый для закрепле­ния и хранения на нем речевой, звуковой или изоб­разительной информации, в т. ч. в преобразованном виде.

6. Изобразительный документ: Документ, содер­жащий информацию, выраженную посредством изоб­ражения какого-либо объекта.

7. Графический документ: Изобразительный доку­мент, в котором изображение объекта получено посред­ством линий, штрихов, светотени.

8. Аудиовизуальный документ: Документ, содер­жащий изобразительную и звуковую информацию.

9. Кинодокумент: Изобразительный или аудиови­зуальный документ, созданный кинематографическим способом.

10. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

11. Иконографический документ: Документ, содер­жащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотогра­фии.

12. Фонодокумент: Документ, содержащий звуко­вую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

13. Текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

14. Письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

15. Рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

16. Машинописный документ: Письменный доку­мент, при создании которого знаки письма наносят тех­ническими средствами.

17. Документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов за­писи, обеспечивающих обработку его информации элек­тронно-вычислительной машиной.

18. Видеограмма документа: Изображение докумен­та на экране электронно-лучевой трубки.

19. Беловой документ: Рукописный или машино­писный документ, текст которого переписан с черново­го документа или написан без помарок и исправлений.

20. Черновой документ: Рукописный или машино­писный документ, отражающий работу автора или ре­дактора над его текстом.

21. Автор документа: Физическое или юридичес­кое лицо, создавшее документ.

22. Документ личного происхождения: Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельно­сти или выполнения общественных обязанностей.

23. Официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

24. Служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

25. Юридическая сила документа: Свойство офи­циального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его орга­на и установленным порядком оформления.

26. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержа­щиеся в самом документе или выявленные иным пу­тем, подтверждают достоверность его происхождения.

27. Подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа.

28. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

29. Копия документа: Документ, полностью вос­производящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

30. Заверенная копия документа: Копия докумен­та, на которой в соответствии с установленным поряд­ком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

31. Дублетный документ: Один из экземпляров копии документа.