ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях

(извлечение из Квалификационного справочника должностей служащих. Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37; с изм. от 21.01.00, 04.08.00, 20.04.01, 31.05.02, 20.06.02)

Заведующий канцелярией Должностные обязанности. Организует работу кан­целярии. Обеспечивает своевременную обработку по­ступающей и отправляемой корреспонденции, ее до­ставку по назначению. Осуществляет контроль за сро­ками исполнения документов и их правильным оформ­лением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т. ч. приказов и распоряжений руководства, по фор­мированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предпри­ятии, в учреждении, организации и организует их вне­дрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктив­ными и справочными материалами, а также инвента­рем, оборудованием, оргтехникой, техническими сред­ствами управленческого труда. Осуществляет методи­ческое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формирова­нием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созы­ваемых руководством совещаний и организует их тех­ническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, при­казы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации дело­производства; Единую государственную систему дело­производства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; орга­низацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел по­стоянного и временного хранения, установленной от­четности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; орг­технику и другие технические средства управленческо­го труда; основы экономики, организации производ­ства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональ­ное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

Заведующий копировально-множительным бюро

Должностные обязанности. Обеспечивает своевре­менное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в т. ч. микрофильмирование тех­нической документации для всех структурных подраз­делений предприятия, учреждения, организации. Орга­низует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления ма­териалов от подразделений. Определяет расход мате­риалов и выдачу готовой продукции заказчикам. Со­ставляет графики выполнения копировальных и мно­жительных работ. Распределяет работу между испол­нителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников. Опреде­ляет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение. Осу­ществляет контроль за сроками и качеством выполне­ния копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала. При­нимает участие в разработке правил и дру­

Гих нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ. Принимает меры по совершенствованию организации труда работ­ников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда. Обеспечивает сохранность принятой в работу документации. Контролирует состо­яние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудова­ния и охраны труда при выполнении копировальных и множительных работ. Изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению.

Должен знать: постановления, распоряжения, при­казы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копи­ровальных и множительных работ; методы и средства выполнения копировальных и множительных работ; конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного обору­дования; виды материалов, используемых при копиро­вальных и множительных работах, их свойства и тех­нические характеристики; стандарты, инструкции и" другие руководящие документы по оформлению тех­нической документации; нормы и расценки на выпол­нение копировальных и множительных работ; передо­вой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ; основы орга­низации труда; законодательство о труде; правила внут­реннего трудового распорядка^ правила и нормы охра­ны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональ­ное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

Заведующий машинописным бюро

Должностные обязанности. Осуществляет руко­водство работой машинописного бюро. Принимает ма­териал для печатания, распределяет его между маши­нистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность при­нимаемых документов и фонограмм. Обеспечивает ма­шинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами. Следит за состоянием пи­шущих машин, диктофонов и принимает меры по уст­ранению их неисправностей. В свободное от перечис­ленных обязанностей время выполняет машинописные работы.

Должен знать: постановления, распоряжения, при­казы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; основные положения Единой госу­дарственной системы делопроизводства; машинопись; порядок учета машинописных работ; правила орфогра­фии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; стандарты уни­фицированной системы организационно-распорядитель­ной документации; правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов; основы организации труда; за­конодательство о труде; правила внутреннего трудово­го распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональ­ное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприя­тии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соот­ветствии с установленным порядком прием, регистра­цию, систематизацию, хранение и использование доку­ментов. Руководит работой по составлению справочно­го аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует ра­ботников структурных подразделений о порядке фор­мирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контроли­рует своевременность поступления в архив докумен­тов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела посто­янного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об унич­тожении документов, сроки хранения которых истек­ли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспе­чения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную от­четность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и органи­зации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, при­казы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроиз­водства; порядок оформления документов, поступаю­щих в архив, и действующую систему их классифика­ции; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудо­вого распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессио­нальное образование и стаж работы по делопроизвод­ству не менее двух лет.

Документовед

Должностные обязанности. Разрабатывает и вне­дряет технологические процессы работы с документа­ми и документной информацией на основе использова­ния организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справоч­ная работа). Принимает участие в планировании, орга­низации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществ­ляет контроль за состоянием делопроизводства. Подго­тавливает предложения по обеспечению эргономичес­ких условий труда, рационализации рабочих мест ра­ботников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назна­чения и уровня управления, классификаторы докумен­тной информации. Организует внедрение систем веде­ния документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документо - потоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и со­вершенствовании (в части информационного обеспече­ния) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в т. ч. безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и мик­ропроцессорной техники, проектировании и актуали­зации баз и банков данных. Изучает и обобщает пере­довой отечественный и зарубежный опыт в области до - кументационного обеспечения управления, разрабаты­вает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квали­фикации кадров службы документационного обеспече­ния управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, прика­зы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационно - го обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе органи­зационной и вычислительной техники служб докумен - тационного обеспечения управления; методы исследо­вания, анализа, проектирования и развития докумен- тационных систем; порядок оформления, классифика­ции, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методи­ческие документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управ­ления; основы программирования; методы проектиро­вания и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; до - кументообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудо­вого распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Документовед I ка­тегории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа Il категории не менее трех лет.

Документовед II категории: высшее профессиональ­ное образование и стаж работы в должности докумен - товеда не менее трех лет.

Документовед: высшее профессиональное образо­вание без предъявления требований к стажу работы.

Делопроизводитель

Должностные обязанности. Принимает и регистри­рует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководи­телей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения докумен­тальных материалов, осуществляет контроль за их ис­полнением, выдает необходимые справки по зарегист­рированным документам. Отправляет исполненную до­кументацию по адресатам. Ведет учет получаемой и от­правляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удоб­ный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в ар­хив предприятия документальные материалы, закончен­ные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, пе­редаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохран­ность проходящей ' служебной документации.

Должен знать: нормативные правовые акты, поло­жения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприя­тии; основные положения Единой государственной си­стемы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-раслорядительной документации; по­рядок контроля за прохождением служебных докумен­тов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы зако­нодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профес­сиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образова­ние и специальная подготовка по установленной про­грамме без предъявления требований к стажу работы.

Машинистка

Должностные обязанности. Выполняет машинопис­ные работы (включая подготовку матриц для получе­ния копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем. Воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктов­ку. Следит за состоянием пишущей машины, обеспечи­вает сохранность и правильный уход за ней.

Должен знать: машинопись; правила орфографии и пунктуации; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; по­рядок расположения материала при печатании различ­ных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Машинистка I кате­гории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.

Машинистка II категории: начальное профессио­нальное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной програм­ме, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

Архивариус

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Органи­зует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует по­ступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участву - ег в разработке номенклатур дел, проверяет правиль­ность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и разме­щает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные опи­си единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государствен­ное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по со­зданию справочного аппарата по документам, обеспе­чивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в рабо­те по экспертизе научной и практической ценности ар­хивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспе­чения их сохранности. Контролирует соблюдение пра­вил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами ар­хивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчет­ности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, поло­жения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприя­тии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления опи­саний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформ­ления дел и их подготовки к хранению и использова­нию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего тру­дового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профес­сиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образова­ние и специальная подготовка по установленной про­грамме без предъявления требований к стажу работы.

Приложение 7 (справочное)