ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предпри­ятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.

Общий порядок и правила оформления прика­зов и распоряжений определены параграфом 4.4 Типовой инструкции по делопроизводству. В соот­ветствии с указанной Инструкцией деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные долж­ностным лицом (предприятием) письма (в т. ч. во

Исполнение указаний вышестоящих органов управ­ления) как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (предприятия) - там и материалам, а также по инициативе ного лица (предприятия), если иным образом решить вопрос, излагаемый в письме, не представляется можным.

Количество видов деловых писем весьма велико. Так, согласно Методическим рекомендациям по уни­фикации текстов управленческих документов, по держанию и различают: инструктивные

(директивные), гарантийные, информационные, рек­ламные, коммерческие, рекламационные, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-пригла­шения и др.

Сроки подготовки ответных писем устанавлива­ются резолюцией (см. далее. — Авт.) руководителя предприятия (на основании имеющихся сроков ис­полнения запросов или по решению ав­тора резолюции). При этом тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафикси­рованным в резолюции руководителя. Сроки подго­товки инициативных писем определяются ответствен­ными исполнителями деловых писем или руководи­телями соответствующих структурных подразделе­ний.

Деловые письма печатаются на стандартных блан­ках формата А4 или А5. При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последу­ющие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.

Текст делового письма, как правило, должен ка­саться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны или будут рассматриваться в од­ном структурном подразделении предприятия-адре­сата (одним и тем же должностным лицом). При необходимости нескольких различных воп­

Росов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.

В общем случае текст излагается от третьего лица единственного числа. Если же деловое письмо оформ­лено на бланке должностного лица, то его текст из­лагается от первого лица единственного числа.

Структурно текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причи­на, основание или обоснование составления пись­ма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй час­ти помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Согласно методическим рекомендациям по уни­фикации текстов управленческих документов разли­чают простые и сложные деловые письма. Простые письма подготавливают, когда не требуется описа­ние сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной-двух смысловых частей (абзацев). Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба (без изложения мотивов обращения), письмо-напо­минание (также без мотивов обращения), письмо - сообщение, письмо с выражением формальной годарности, сочувствия и пр.

Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации — ее анализа, оценки, аргументации, развернутой фор­мулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.

Важным является вопрос об объеме делового письма. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов содержат на этот счет следующие указания:

1) объем простого письма не должен превышать 1—2 машинописных листов;

2) объем сложного письма может содержать не­сколько (но не более 4. — Авт.) машинописных листов.

Датой письма во всех случаях является дата его подписания.

Образец оформления письма в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приве­ден в приложении 44[57]. Примерные тексты наиболее распространенных видов деловых писем приведены в приложении 45.