Управление эффективностью бизнеса

Управление процессом планирования

Важным свойством современных автоматизированных систем планиро­вания и бюджетирования является поддержка функций управления бюджетным процессом {workflow), позволяющих организовать форми­рование бюджетов, их согласование, утверждение, а также последующий контроль исполнения.

Основу управления процессом планирования составляют рассмотрен­ные выше сценарии и версии, которые в совокупности с объектом образуют бюджетный блок. После того как пользователи-планиров­щики завершают ввод данных для объекта по конкретным сценарию и версии (то есть по своему бюджетному блоку), они могут предста­вить этот блок другому пользователю для согласования и утвержде­ния. Тот, кто осуществляет рассмотрение, становится новым владель­цем блока (и именно к нему переходит персональная ответственность за очередной этап формирования бюджета). Если владелец блока удовлетворен, он может утвердить план, если нет — отклонить. Про­цесс рассмотрения обычно соответствует иерархии объектов, установ­ленной для бюджетной модели (однако при необходимости эту иерар­хию можно обойти). Если утверждены все дочерние объекты, бюджет родительского объекта готов к рассмотрению. После представления данных и утверждения их для всех объектов цикл планирования за­вершается.

По мере продвижения блоков через процесс согласования состояние (статус) каждого их них отслеживается системой.

В любой произвольный момент времени блок может находиться в од­ном из следующих состояний:

— «рассмотрение не начато» — исходное состояние для всех бюджетных блоков. На этой стадии запуск в рассмотрение еще не произошел;

— «первое чтение» — первая стадия в процессе рассмотрения. Здесь владелец блока не определен и любой пользователь с со­ответствующими правами может изменять данные бюджетного блока;

— «в рассмотрении» — ввод данных в бюджетный блок завершен, а сам блок передан на рассмотрение новому владельцу. Когда бюджетный блок находится в рассмотрении, его данные может изменять только текущий владелец или администратор бюдже­та. Например, Смирнов (планировщик объекта «Ленинградская область») по завершении ввода данных передает блок в рассмот­рение Федорову (менеджеру бюджета объекта «Ленинградская область»). При этом Федоров становится владельцем бюджет­ного блока «Ленинградская область», а Смирнов больше не может изменять его данные. Поскольку Hyperion Planning под­держивает многоуровневый процесс рассмотрения бюджета, владелец бюджетного блока может передать его на рассмотре­ние другому пользователю. Например, закончив рассмотрение блока «Ленинградская область», Федоров может передать его на рассмотрение Тимофеевой — менеджеру бюджета по Севе­ро-Западному региону, при этом Тимофеева становится новым владельцем бюджетного блока;

— «подписан» — пользователь, рассматривающий бюджетный блок, может принять решение о подписании блока без пере­дачи его на рассмотрение другому пользователю. Это может оказаться полезным при одновременном анализе нескольких бюджетных блоков, которые должны быть переданы на даль­нейшее рассмотрение все вместе. Например, Тимофеева может быть ответственной за рассмотрение бюджетных блоков Ле­нинградской, Архангельской и Псковской областей. Если после рассмотрения блока «Ленинградская область» Тимофе­ева подписывает его, то статус блока изменяется с «в рассмот­рении» на «подписан» (это показывает Федорову, что его данные приняты, но владельцем блока по-прежнему остается Тимофеева). После того как Тимофеева рассмотрит блоки Архангельской и Псковской областей, все три блока будут переданы менеджеру бюджета в штаб-квартире компании. При этом статус блоков Ленинградской, Архангельской и Псковской областей изменится с «подписан» на «в рассмот­рении» и их новым владельцем станет менеджер бюджета в штаб-квартире;

— «не подписан» — пользователь, рассматривающий бюджетный блок, может отклонить его. Например, если Федорова не уст­раивают данные, внесенные Смирновым в блок «Ленинградская область», он может отклонить бюджетный блок и вернуть его Смирнову (при этом статус блока изменится с «в рассмотрении» на «не подписан» и Смирнов вновь станет его владельцем). После этого Смирнов может внести необходимые коррективы и снова передать бюджетный блок Федорову;

— «утвержден» — пользователь, рассматривающий бюджетный блок, может его утвердить. Утверждение блока означает, что он прошел все необходимые инстанции согласования и цикл его планирования завершен. При утверждении блока статус «в рас­смотрении» изменяется на «утвержден» и его владельцем ста­новится администратор бюджета. Только администратор бюд­жета может изменять данные в утвержденном бюджетном блоке. Как правило, каждый бюджетный блок утверждается только один раз, но администратор бюджета может при необходимости отклонить ранее утвержденный блок.

Пример процедуры согласования и утверждения бюджетного блока

Схематически представлен на рис. 3.3.

НЕ НАЧАТО I > ПЕРВОЕ ЧТЕНИЕ

Процесс согласования бюджетных блоков зависит от отношений под­чиненности между объектами («родительский объект — дочерний объ­ект»). При этом действуют следующие правила:

— когда бюджет родительского объекта передается или откло­няется, блоки дочерних объектов также автоматически пере­даются или отклоняются, если только они не находятся в со­стоянии «утверждены». Владелец бюджета родительского объекта также становится владельцем бюджета дочернего объекта;

— при утверждении бюджета родительского объекта бюджеты его дочерних элементов также автоматически утверждаются;

— после того как бюджеты всех дочерних элементов объекта пе­редаются одному и тому же владельцу, бюджет их родитель­ского объекта также автоматически передается тому же вла­дельцу;

— после того как статус бюджетов всех дочерних объектов изме­няется на «подписан», бюджет их родительского объекта также становится «подписанным».