Управление эффективностью бизнеса

Производственный холдинг

Большинство крупных российских производственных компаний, осо­бенно предприятия добывающих отраслей и тяжелой промышленности, сформировались еще в эпоху СССР и только в последние годы, в ре­зультате слияний и приобретений, превратились в крупные отраслевые или межотраслевые хозяйственные комплексы. Многие из предприятий, входящих в состав таких холдингов, являются градообразующими.

Исторические особенности наложили отпечаток на применяемые в та­ких компаниях системы управления: как правило, информационная инфраструктура формировалась на заре автоматизации, в отсутствие корпоративной ИТ-стратегии. На разных предприятиях можно встре­тить самые разные системы: от ERP-систем до отечественных учетных программных продуктов, а также заказных систем и собственных раз­работок, в том числе обладающих весьма почтенным возрастом. Главная особенность — разрозненность хранения информации и локальный ха­рактер ее обработки. Нередко возникают ситуации, когда одни и те же данные приходится вносить в разные системы без какого-либо перекрест­ного контроля.

Как показывает практика, такие системы довольно неплохо покрывают ряд учетных задач, таких как учет основных средств, учет рабочего вре­мени и расчет заработной платы, учет материально-товарных ценностей, учет дебиторской и кредиторской задолженности. В то же время значи­тельный объем работ по бухгалтерскому учету ведется в электронных таблицах и локальных программах. Наиболее трудоемкие процессы (например, начисление амортизации основных средств), как правило, автоматизированы, но при этом менее трудоемкие операции выполня­ются в виде ручных проводок.

В таких условиях процессы планирования и бюджетирования крайне затруднены, даже в том случае, когда методология проработана доста­точно хорошо. Наиболее характерные проблемы можно условно разде­лить на две большие группы: недостатки в части реализации функций планирования и прогнозирования и недостатки в части реализации функций анализа и контроля.

К недостаткам в реализации функций планирования и прогнозирова­ния прежде всего относится то, что система планирования (особенно в случае ее реализации на основе взаимосвязанных электронных таб­лиц) не обладает достаточной гибкостью и согласованностью. При внесении изменений в одну из таблиц и корректировке зависимых данных необходимо открыть все взаимосвязанные таблицы. Для этого требуется постоянно помнить состав, организацию и расположение всех используемых таблиц. Сложности возникают и в том случае, ко­гда данные формируются в одном подразделении, а обрабатываются в другом. Это увеличивает вероятность появления ошибок на каждом этапе планирования и требует трудоемкого контроля. Кроме того, от­сутствует контроль непротиворечивости данных, а при вводе данных по отдельным статьям бюджета не предусмотрено их согласование с зависимыми статьями.

В случае, если планирование ведется в электронных таблицах, как пра­вило, отсутствует реестр разработанных и утвержденных таблиц для всех участников бюджетного процесса. Даже если такой реестр и суще­ствует, его поддержание в актуальном состоянии требует значительных усилий, учитывая частые изменения как в составе, так и в содержании таблиц. Наконец, необходимая справочная информация (нормативы, натуральные показатели, ставки налогов и др.) хранится разрозненно, на бумажных и электронных носителях, что может привести к несопос­тавимости бюджетных данных.

Недостатки в части функций анализа и контроля проявляются в отсут­ствии возможности просматривать отдельные параметры и показатели в различных аналитических разрезах, отсутствии унификации управ­ленческой отчетности и отсутствии возможности углубленного анализа информации.

В результате сотрудники планово-экономических служб предприятий оказываются загружены большим объемом рутинной работы, связанной с формированием бюджетов, их корректировкой, сбором фактической информации и расчетом отклонений. В этих условиях времени на ана­литическую работу практически не остается, а сам анализ носит поверх­ностный характер.

Как показывает опыт внедрения и использования специализированных систем планирования и бюджетирования, именно такая система берет на себя большую часть рутинной работы, обеспечивает контроль цело­стности и непротиворечивости данных, обеспечивает возможность уча­стия в бюджетном процессе десятков сотрудников, представляющих разные подразделения. Важным моментом является способность системы бюджетирования принимать данные из разнородных источников, вклю­чая ERP-системы, учетные программные продукты, электронные табли­цы и системы собственной разработки. Таким образом, при помощи специализированной системы бюджетирования перечисленные пробле­мы успешно устраняются.