Диагностика
Каждый руководитель, который хочет повысить свою результативность, должен сделать анализ расходования времени. Это несложно.
С чего начинать?
1. Записывайте в журнал (можно электронный) то, КсіЬС вы фактически расходуете время.
Многие руководители сами ведут записи затрат времени. У них вошло в привычку вести журнал затрат своего времени и анализировать его. Результат такого анализа — база для принятия решений. Причем можно не вести журнал ежедневно. Заполнив журнал, посмотрите данные разных периодов (недельные выборки несколько раз в год). Сравните, как вы расходуете свое время.
Выборка выявит участки непроизводительного времени. Скоро вы научитесь гораздо лучше распоряжаться своим временем.
2. Составляйте график своей дневной работы дое утро (или вечер) перед работой. Например, один мой знакомый руководитель производственной компании, сохранившейся еще с советских времен, каждое утро уделяет полчаса планированию своего рабочего дня, запершись у себя в кабинете и отключив мобильники, компьютеры и телефоны. Хотя этот метод связан с некоторыми неудобствами — нужно очень рано вставать, чтобы вовремя попасть на работу. Он говорит, что готовиться вечером, после работы, — это пережиток прошлого, хотя, как я ему возразил, работает он тоже не в компьютерной фирме.
Другой руководитель ведет два журнала. Один предназначен для важных дел, а другой — для неприятных. Самое интересное, что в каждом из журналов для каждого дела определен срок выполнения. Если он видит, что появились отклонения от этих сроков, то для него это сигнал того, что он перестает контролировать свое время. Такой мониторинг дает моему знакомому великолепную возможность быть все время в тонусе и использовать свое время очень продуктивно.
3. Выявите и устраните те виды вашей деятельности, которые не дают вам никаких результатов, но только отнимают время. Примените метод исключения. Вам нужно задать вопрос: «Что будет, если этого не делать вообще?» Если будет ответ: «Ничего!», то этот вид деятельности вам не нужен. Например, маловажные выступления, поездки к проблемным покупателям, звонки, ужины, заседания и т. д., Все это дела, которые отнимают уйму времени.
4. По возможности, делегируйте какие-то части своей работы (какие именно — подскажет опыт). Бизнес в одиночку не делают. У вас уже есть люди, которым так же нужно учиться работать в бизнесе. Скорее всего, это кто-то из ваших родственников или знакомых. Семейный бизнес — самый распространенный вид малого бизнеса. Пусть учатся. Правда, появляется еще одна расходная статья времени — проверить, как выполняется (выполнена) эта делегированная работа. Но это занимает гораздо меньше времени, чем если бы вы ее делали сами. Поручать другим вполне можно, например, поездки к покупателям и поставщикам по незначительным поводам.
5. Следите, чтобы ваши подчиненные, если такие у вас уже есть, тоже расходовали свое время продуктивно.
Для этого нужно поинтересоваться мнением окружающих, а также спросить себя: «Что я делаю неправильно, используя время своих подчиненных?»
Например, один руководитель компании понимал, что совещания, проводимые в его кабинете, отнимали много времени как у него, так и у подчиненных. Он обязательно приглашал на совещания всех
Работников своего предприятия. В результате они затягивались. Взглянув на эту проблему с точки зрения эффективности затрат времени (своего и подчиненных), он изменил стиль совещаний. Он стал рассылать подчиненным электронные письма, в которых писал: «Я приглашаю вас встретиться со мной такого-то числа для обсуждения следующего вопроса. Если вы хотите принять участие в обсуждении и вам это интересно, пожалуйста, приходите». В настоящее время на совещаниях присутствуют максимум два-три человека, и длятся они меньше часа.
