Эффективность

Отгораживание с помощью секретаря

Важнейшим помощником, «ключом» к эффективной деятельности менеджера является хороший секретарь, который может принимать входящие телефонные звонки, сортировать их в соответствии с приоритетностью переключать на Вас. Анализ показывает, что целый ряд телефонных звонков попадает по неправильному адресу и нуждается в переадресовке; другие сотрудники или службы на предприятии могут быстрее и лучше дать желаемые сведения.

К этому еще одно конкретное указание:

Секретарь должен обязательно спрашивать о цели звонка, чтобы определить степень срочности и важности разговора, каждый действительно деловой партнер это поймет, если будет вежливо спрошен.

Вручите своему секретарю бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок) или их следует «пропустить» к Вам.

Никогда не поручайте секретарю использовать следующие извинительные формулировки:

— «… на важном совещании»;

— «… не хочет, чтобы ему мешали»;

— «… у него важный визит».

Телефонный бланк для секретаря

1.  По какому поводу звонит абонент?

2.  Какие звонки должны быть переадресованы подчиненным или в другие подразделения?

3.  Какие темы Ваш секретарь может выяснить непосредственно у абонента?

4.  В какое время вы не хотите, чтобы Вам мешали («спокойные часы»)?

5.  С какими лицами Вас вообще не надо соединять (может быть, использовать записки)?

6.  С какими абонентами Вас следует соединять только в определенные часы (часы приема, телефонные часы)?

7.  С какими лицами Вас следует соединять в любое время?

8.  Когда следует «пропускать» частные разговоры? С какими лицами?

9.  В какое время Вам лучше всего позвонить повторно?

10. Когда лучше всего позвонить тому или иному абоненту?

Такие и подобные им фразы вызывают неприятные чувства у звонящего, который хочет, чтобы с ним обходились как с важным лицом, а ему вдруг дают понять на социальном уровне или на уровне деловых отношений, что «другой важнее, чем ты!» (иначе бы шеф соединился с тобой сейчас же»). Поэтому избегайте ситуаций, в которых ваш партнер почувствовал бы себя обиженным или даже униженным. Выбирайте «нейтральные» извинения, не говоря уже о том, что Вы вообще не должны сообщать собеседнику, чем Вы в настоящую минуту заняты.

Используйте такие не обязывающие формулировки как: «Господина X в настоящее время нет на месте (в пути, обедает), и мы ждем его к 14 часам. Не могли бы вы позвонить позже?» Если Ваш секретарь не уверена в том, хотите ли вы соединиться с абонентом, она может передать принятие решения об относительной срочности и важности разговора абоненту: «В настоящее время он очень занят (у него важный разговор). Должна ли я его прервать?» Эта стратегия в большинстве случаев хорошо функционирует, Поскольку абоненту станет ясно, что ему хотят пойти навстречу.

Эффективность

Кухни и другие виды мебели на заказ

Украинская компания "ДИС" уже много лет занимается изготовлением, сборкой и реализацией различной мебели на заказ. За годы ее существования тысячи киевлян установили в свои дома и квартиры действительно качественную и, …

Отзыв о магазине Таурус-2000

Я часто приобретают строительные материалы и инструменты в интернет-магазине taurus-2000.com.ua. Компания Таурус-2000 предлагает товар высокого качества и по самым доступным ценам. В последний раз мне понадобился металлический трос. Конечно же, …

Каким фреоном заправлять кондиционер?

Ни один автомобильный кондиционер не может работать без такого вещества, как фреон. Время от времени возникает потребность в его замене, и перед владельцами автомобилей возникает вопрос, какой же фреон подходит …

Как с нами связаться:

Украина:
г.Александрия
тел. +38 05235 7 41 13 Завод
тел./факс +38 05235  77193 Бухгалтерия
+38 067 561 22 71 — гл. менеджер (продажи всего оборудования)
+38 067 2650755 - продажа всего оборудования
+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи всего оборудования
e-mail: msd@inbox.ru
msd@msd.com.ua
Скайп: msd-alexandriya

Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Представительство МСД в Киеве: 044 228 67 86
Дистрибьютор в Турции
и странам Закавказья
линий по производству ПСВ,
термоблоков и легких бетонов
ооо "Компания Интер Кор" Тбилиси
+995 32 230 87 83
Теймураз Микадзе
+90 536 322 1424 Турция
info@intercor.co
+995(570) 10 87 83

Оперативная связь

Укажите свой телефон или адрес эл. почты — наш менеджер перезвонит Вам в удобное для Вас время.