Эффективность

Организационные принципы рационального проведения совещаний


До совещания

1. Требуется ли вообще проводить заседание?

2. Какие имеются альтернативы совещанию?

3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

4. Свести свое участие до минимума

5. Сократить число участников до минимума

6. Выбрать наиболее подходящее время проведения

7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации

8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня

9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем

10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания

Проведение совещания

11. Начинать точно вовремя

12. Сообщить о стоимости минуты

13. Согласовать правила совместной работы

14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола

15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы

16. Следить за критическими пунктами в дискуссии

17. Контролировать движение к поставленным целям

18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры

19. Подвести итоги

20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением)

После совещания

21. Перепроверить ход и результат совещания

22. Составить протокол результатов

23. Размножить и разослать краткий протокол

24. Контролировать выполнение решений

25. Невыполненное перенести на следующее совещание

 «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка).

 Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после).

 Кончайте с «документацией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

Входящая почта.

1. Не обрабатывать «рутинную почту».

2. Сортировать, раскладывать по папкам.

3. Прикладывать разъяснительные материалы.

4. Несущественное — в корзину.

5. Помечать важные места в тексте.

6. Снабжать указаниями по обработке.

7. Переправлять по назначению.

8. Обрабатывать сразу после получения.

9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.

10. Ящик для почты с тремя отделениями.

Исходящая почта.

1. Немедленный ответ

2. Письма-копии.

3. «Письма-маятники» (блицответ).

4. Облегчение ответа.

5. Краткие письма.

6. Обработка текста.

7. Индивидуальные письма.

8. Профессиональная диктовка.

9. Самоограничение.

10. Целеориентированность в работе.

 Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.

1. Выбрать вид деятельности.

2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.

3. Составить логическую схему.

4. Произвести группировку.

5. Переработать предварительный листок-памятку.

 Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.

Проработайте материал главы «Информация и коммуникации» применительно к своим нуждам. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы «Информация и коммуникации»

Страница

Мысли, ассоциации, темы и т. п.

К какому времени проработать, применить?

Контроль

Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от посетителей, телефонных звонков и совещаний, которые крадут Ваше время

Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим  «поглотителем времени».

7. Претворение в практику

Эффективность

Кухни и другие виды мебели на заказ

Украинская компания "ДИС" уже много лет занимается изготовлением, сборкой и реализацией различной мебели на заказ. За годы ее существования тысячи киевлян установили в свои дома и квартиры действительно качественную и, …

Отзыв о магазине Таурус-2000

Я часто приобретают строительные материалы и инструменты в интернет-магазине taurus-2000.com.ua. Компания Таурус-2000 предлагает товар высокого качества и по самым доступным ценам. В последний раз мне понадобился металлический трос. Конечно же, …

Каким фреоном заправлять кондиционер?

Ни один автомобильный кондиционер не может работать без такого вещества, как фреон. Время от времени возникает потребность в его замене, и перед владельцами автомобилей возникает вопрос, какой же фреон подходит …

Как с нами связаться:

Украина:
г.Александрия
тел. +38 05235 7 41 13 Завод
тел./факс +38 05235  77193 Бухгалтерия
+38 067 561 22 71 — гл. менеджер (продажи всего оборудования)
+38 067 2650755 - продажа всего оборудования
+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи всего оборудования
e-mail: msd@inbox.ru
msd@msd.com.ua
Скайп: msd-alexandriya

Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Представительство МСД в Киеве: 044 228 67 86
Дистрибьютор в Турции
и странам Закавказья
линий по производству ПСВ,
термоблоков и легких бетонов
ооо "Компания Интер Кор" Тбилиси
+995 32 230 87 83
Теймураз Микадзе
+90 536 322 1424 Турция
info@intercor.co
+995(570) 10 87 83

Оперативная связь

Укажите свой телефон или адрес эл. почты — наш менеджер перезвонит Вам в удобное для Вас время.