Эффективность

Контроль за поручениями

Заведите реестр поручений, чтобы контролировать сроки и ход выполнения задач. Предлагается следующий образец:

Резюме

 Успешно работать — значит точно и хорошо выполнять нужные задачи.

 Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов.

 Для целесообразного и эффективного выполнения Ваших  задач  безусловно  необходимо,  чтобы  Вы лично установили их очередность.

 Установление приоритетов помогает Вам:

— планомерно вести дела;

— выполнять срочную работу к установленному времени;

— регулировать перерывы в работе;

— проверять степень срочности;

— определять альтернативные решения, например с помощью вспомогательных вопросов;

— учитывать возможности делегирования.

 Ваши личные приобретения:

— Вы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент);

— избегаете ненужных конфликтов со своими целями;

— избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;

— избегаете «переделывания» уже сделанного;

— избегаете ненужного стресса.

 Принцип Парето (соотношение 80 : 20) применительно к рациональному использованию времени гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени.

 К немногим «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь.

 С помощью анализа АБВ Вы обеспечиваете упорядочение задач по их значимости и ориентацию результатов работы на достижение нужного эффекта.

 Отдайте себе отчет в том, что Вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного (основное правило эффективной организации труда)!

 Важную задачу редко бывает необходимо выполнить сегодня или на этой неделе, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу.

 Освобождайтесь от «тирании» спешности:

Никогда не допускайте того, чтобы важные дела становились срочными!

Старайтесь срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать!

 Работайте последовательно в соответствии с принципом Эйзенхауэра и не бойтесь «менее срочные/менее важные» дела переправлять либо в архив, либо в корзину.

 Делегированием называется поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности.

 Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет шансы сотрудникам для раскрытия своих способностей (мотивация).

 Делегирование в равной степени выгодно и для руководителя, и для подчиненных.

 Успешное делегирование предполагает:

— готовность делегировать (желание);

— способность делегировать (возможность).

 Кто неэффективно делегирует, тот осуществляет неэффективный менеджмент.

 Делегируйте под контролем также средне - и долгосрочные задачи из Вашей сферы деятельности.

 Ежедневно делегируйте как можно чаще и как можно больше — насколько позволяют рабочая ситуация и потенциал сотрудников.

 Делегируйте не только своим подчиненным, но и другим подразделениям и сервисным службам.

 6 основных вспомогательных вопросов по делегированию способствуют оперативному принятию решений:

— Что должно быть сделано?

— Кто должен это сделать?

— Почему он должен это сделать?

— Как он должен это сделать?

— С помощью чего он должен это сделать?

— Когда он должен это сделать?

 Эффективное делегирование предполагает соответствующую организацию труда: планируйте делегирование своих задач и следите за их выполнением и соблюдением сроков с помощью листка контроля.

 Степень соучастия сотрудников в процессе делегирования отражает умение руководителя выполнять свои функции (руководство посредством делегирования).

 Помните: подчиненные позитивно оценивают Ваш стиль, если Вы много делегируете.