ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Требования к реквизитам документов

Изучение требований к реквизитам документов целесообразно начать с рассмотрения их состава. В состав реквизитов[21] документов входят следующие.

1. Изображение Государственного герба РФ (01)[22].

2. Изображение герба субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприя­тия (изображение товарного знака или знака обслу­живания) (03).

4. Указание на код предприятия (04).

5. Указание на основной государственный регис­трационный номер предприятия (05).

6. Указание на индивидуальный номер налога -

Причины постановки на учет

(ИНН/КПП) (06).

7. Указание на код формы документа (07).

8. Наименование предприятия (08).

9. Справочные данные о предприятии (09).

10. Наименование вида документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф утверждения документа

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о постановке документа на конт­роль (19).

20. Текст документа (20).

Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разра­ботчика) (22).

23. Указание на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования документа (24).

25. Оттиск печати предприятия (25).

26. Отметка о заверении копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе документа (27).

28. Отметка об исполнении документа и направ­лении его в дело (28).

29. Отметка О поступлении документа на пред­приятие (29).

30. Идентификатор электронной копии докумен­та (30).

Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в табл. 7.

Примеры оформления грифа утверждения

A. Пример оформления грифа утверждения с вы­равниванием элементов реквизита по левой границе:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ОАО "Метроном"

Личная подпись И. О. Фамилия

Дата

Б. Пример оформления грифа утверждения с центрированием элементов реквизита относительно самой длинной строки:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО "Метроном" Личная подпись И. О. Фамилия Дата

B, Пример оформления грифа утверждения при наличии нескольких должностных лиц, обладающих правом утверждения документа:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор Президент.

ОАО "Метроном" АОЗТ "Люкс"

Личная подпись Личная подпись

И. О. Фамилия И. О. Фамилия

Дата Дата

Г. Пример оформления грифа утверждения при утверждении документа приказом и

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Омской областной думы от 13.04.2004 № 431

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров ЗАО "Энергетика" от 03.10.2005 № 10

Таблица 7

Наименование реквизита

Номер рекви­зита по ГОСТу

Требования к оформлению

Примечание

1

2

3

4

Государственный герб РФ

01

Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ[23]

Герб субъекта РФ

02

Помещают в соответствии с правовыми акта­ми субъектов

Не воспроизводится, если на бланке помещен Герб РФ

Эмблема организа­ции[24] (товарный знак, знак обслуживания)

03

Помещают в соответствии с уставом (положе­нием) организации

Не если на бланке помещен Герб РФ или субъекта РФ

Код организации

04

Проставляется в соответствии с Общероссий­ским классификатором предприятий и органи­заций (ОКПО)

-

Основной государст­венный регистраци­онный номер юридического лица

05

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

-

1

2

3

4

Идентификационный номер налогоплатель­щика/код постановки на учет (ИНН/КПП)

06

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

-

Код формы документа

07

Проставляется в соответствии с Общероссий­ским классификатором управленческой доку­ментации (ОКУД)

-

Наименование орга­низации

08

Указывается в полном соответствии с наиме­нованием, закрепленным в учредительных документах

Над полным наименованием указывает­ся сокращенное (условное), а при его отсутствии - полное наименование вы­шестоящей организации [25], [26], [27], [28]

Справочные данные об организации

09

Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, бан­ковских счетов и другие необходимые для осуще­ствления ее деятельности сведения

-

Наименование вида документа

10

Указывается в соответствии с уставом (поло­жением) организации и требованиями УСОРД

Для писем - как правило, не указыва­ется

Продолжение табл. 7

1

2

3

4

Дата документа

11

Указывается дата подписания или утвержде­ния документа (для протокола - дата заседа­ния, для акта - дата события) в последова­тельности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя[29]

Если документ разрабатывается не­сколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании

Регистрационный но­мер документа

12

Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необ­ходимых случаях последний может допол­няться индексом дела по номенклатуре дел ор­ганизации, кодом корреспондента, кодом ис­полнителя и пр.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и бо­лее организациями, состоит из реги­страционных номеров, присвоенных по журналам каждой из органи­заций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа

Ссылка на регистра­ционный № и дата документа

13

Указываются номер и дата документа, на ко­торый дается ответ

Применяется только в исходящих от­ветных документах

Указание на место со­ставления (издания) документа

14

Указываются в соответствии с принятым ад­министративно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений

Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09

1

2

3

4

Сведения об адресате

15

Указываются наименования адресатов - орга­низаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)*

При направлении документа в не­сколько однородных организаций (структурных подразделений) сведе­ния указываются обобщенно

Гриф утверждения документа

16

При утверждении должностным лицом - УТ­ВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наиме­нования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения.

При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т. п.) - УТВЕРЖДЕ­НО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера*

Располагается в правом верхнем углу документа

Резолюция

17

Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата

В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе

Заголовок к тексту

18

Включает в себя согласованное с наименова­нием документа указание на краткое содержа­ние последнего (обычно - в предложном или родительном падеже)

Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться

Продолжение табл. 7

1

2

3

4

Отметка о контроле

19

Указывается на документах, исполнение кото­рых поставлено на контроль, - штампом "К" или "Контроль"

-

Текст документа

20

Составляется на государственном языке в соот­ветствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания вышеперечисленного*

-

Отметка о наличии приложения

21

При наличии приложений к документу - При­ложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация

-

Подпись

22

Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию)[30]

Должность не указывается (указыва­ется сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица

Гриф согласования документа

23

При согласовании должностным лицом - СО­ГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводив­шего согласование, ее расшифровка, дата со­гласования. При согласовании другим доку­ментом - СОГЛАСОВАНО, наименование до­кумента, наименование разработчика доку­мента, дата и номер документа[31]

\

2

3

4

Виза согласования документа

24

Указываются должность, личная подпись ви - ее расшифровка, дата визирова­ния. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: "Замечания прилагаются". Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляе­мого документа (письма)

При необходимости согласования с 4 и более должностными лицами оформление виз производится на "Листе согласования". Замечания прилагаются на отдельном листе

Печать

25

Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи*

Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М. П. - место печати

Отметка о заверении копии

26

Указывается - "Верно", должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшиф­ровка подписи, дата заверения

При необходимости заверяется печа­тью организации. Ксерокопии, со­держащие изображение оттиска пе­чати организации, повторно печатью не заверяются

Отметка об исполни­теле

27

Указываются инициалы и фамилия исполни­теля, номер его телефона

Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны по­следнего листа документа

См. также приложение 4.

Окончание табл. 7

1

2

3

4

Отметка об исполне­нии документа и на­правлении его в дело

28

Указываются ссылка на дату и номер доку­мента, свидетельствующего об исполнении, либо отметка "В дело такое-то", личная под­пись исполнителя и дата исполнения

Отметка об исполнении документа может быть подписана руководите­лем подразделения, в котором испол­нен документ

Отметка о поступле­нии документа в ор­ганизацию

29

Указываются порядковый номер и дата поступ­ления документа

В необходимых случаях также ука­зываются часы и минуты поступле­ния документа

Идентификатор элек­тронной копии доку­мента

30

Указываются наименование файла, дата и дру­гие данные, необходимые для поиска доку­мента

Проставляется в левом нижнем углу

Каждого листа доку­мента

Примеры оформления подписи документа А. Пример оформления подписи документа, от­печатанного на общем бланке предприятия:

Заместитель генерального директора по информационным

Технологиям Личная подпись И. О. Фамилия

Б. Пример оформления подписи документа, от­печатанного на бланке должностного лица предпри­ятия:

Личная подпись И. О. Фамилия

В. Пример оформления подписи документа не­сколькими должностными лицами предприятия:

Заместитель

Генерального директора

По информационным

Технологиям

Личная подпись

И. О.

Фамилия

Начальник

Отдела автоматизации

Личная подпись

И. О.

Фамилия

Г. Пример оформления подписи документа лица­ми, занимающими равные должности, с центрирова­нием относительно самой длинной строки реквизита:

Заместитель Заместитель

Генерального директора генерального директора

По информационным по маркетингу технологиям

Личная подпись Личная подпись

И. О. Фамилия И. О. Фамилия

Примеры оформления грифа согласования

А. Пример оформления грифа согласования до­кумента с должностным лицом:

СОГЛАСОВАНО

Вице-мэр г. Энска Энской области Личная подпись И. О. Фамилия Дата

Б. Пример оформления грифа согласования до­кумента письмом, протоколом и т. п.:

СОГЛАСОВАНО

Распоряжение начальника Энского УВД от 07.11.2003 № 117/2/3

Несмотря на довольно значительное общее чис­ло реквизитов, их использование для оформления тех или иных управленческих документов предпри­ятия осуществляется избирательно, исходя из целе­сообразности и с учетом вида документа. Так, в со­ответствии с подп. 4.7 ГОСТ Р6.30-2003 бланк пись­ма, в зависимости от учредительных документов предприятия, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04—06, 08, 09 и, при необходимости, ограничитель­ные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—15 и 17—20. Бланк конкретного вида документа (кроме письма) включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, огра­ничительные отметки для верхних границ зон рас­положения реквизитов 11—13, 18 и 19. Схемы рас­положения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены в приложении 3. Рассмотрим далее требования к бланкам документов предприя­тия.

ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Устав предприятия

Устав является одним из учредительных доку­ментов юридического лица. В качестве примера в данном случае будет рассматриваться устав федераль­ного государственного унитарного предприятия (ФГУП). Уточним, что в соответствии с Федераль­ным законом от …

Требования к оформлению копий Документов

Копия — это оформленное в соответствии с уста­новленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде. Реквизиты копии документа: …

Примерный текст положения о правлении предприятия

1. Общие положения 1.1. Правление... (указать полное наименование предприятия), именуемое в дальнейшем "Предприятие", является коллегиальным исполнительным органом и осуществляет руководство его текущей деятельностью. 1.2. Правление Предприятия разрабатывает и орга­низует последующую …

Как с нами связаться:

Украина:
г.Александрия
тел./факс +38 05235  77193 Бухгалтерия
+38 050 512 11 94 — гл. инженер-менеджер (продажи всего оборудования)

+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи новинок
e-mail: msd@msd.com.ua
Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Оперативная связь

Укажите свой телефон или адрес эл. почты — наш менеджер перезвонит Вам в удобное для Вас время.