ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах
Требования к реквизитам документов
Изучение требований к реквизитам документов целесообразно начать с рассмотрения их состава. В состав реквизитов[21] документов входят следующие.
1. Изображение Государственного герба РФ (01)[22].
2. Изображение герба субъекта РФ (02).
3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).
4. Указание на код предприятия (04).
5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05).
6. Указание на индивидуальный номер налога -
Причины постановки на учет
(ИНН/КПП) (06).
7. Указание на код формы документа (07).
8. Наименование предприятия (08).
9. Справочные данные о предприятии (09).
10. Наименование вида документа (10).
11. Дата документа (11).
12. Регистрационный номер документа (12).
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).
14. Указание на место составления или издания документа (14).
15. Сведения об адресате (15).
16. Указание на гриф утверждения документа
17. Резолюция (17).
18. Заголовок к тексту документа (18).
19. Отметка о постановке документа на контроль (19).
20. Текст документа (20).
Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).
22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).
23. Указание на гриф согласования документа (23).
24. Визы согласования документа (24).
25. Оттиск печати предприятия (25).
26. Отметка о заверении копии документа (26).
27. Отметка об исполнителе документа (27).
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).
29. Отметка О поступлении документа на предприятие (29).
30. Идентификатор электронной копии документа (30).
Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в табл. 7.
Примеры оформления грифа утверждения
A. Пример оформления грифа утверждения с выравниванием элементов реквизита по левой границе:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО "Метроном"
Личная подпись И. О. Фамилия
Дата
Б. Пример оформления грифа утверждения с центрированием элементов реквизита относительно самой длинной строки:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО "Метроном" Личная подпись И. О. Фамилия Дата
B, Пример оформления грифа утверждения при наличии нескольких должностных лиц, обладающих правом утверждения документа:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор Президент.
ОАО "Метроном" АОЗТ "Люкс"
Личная подпись Личная подпись
И. О. Фамилия И. О. Фамилия
Дата Дата
Г. Пример оформления грифа утверждения при утверждении документа приказом и
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Омской областной думы от 13.04.2004 № 431
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров ЗАО "Энергетика" от 03.10.2005 № 10
|
Таблица 7
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП) |
06 |
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами |
- |
|
Код формы документа |
07 |
Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) |
- |
|
Наименование организации |
08 |
Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах |
Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации [25], [26], [27], [28] |
|
Справочные данные об организации |
09 |
Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения |
- |
|
Наименование вида документа |
10 |
Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованиями УСОРД |
Для писем - как правило, не указывается |
Продолжение табл. 7
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Дата документа |
11 |
Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта - дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя[29] |
Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании |
|
Регистрационный номер документа |
12 |
Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. |
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа |
|
Ссылка на регистрационный № и дата документа |
13 |
Указываются номер и дата документа, на который дается ответ |
Применяется только в исходящих ответных документах |
|
Указание на место составления (издания) документа |
14 |
Указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений |
Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09 |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Сведения об адресате |
15 |
Указываются наименования адресатов - организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)* |
При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно |
|
Гриф утверждения документа |
16 |
При утверждении должностным лицом - УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т. п.) - УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера* |
Располагается в правом верхнем углу документа |
|
Резолюция |
17 |
Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата |
В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе |
|
Заголовок к тексту |
18 |
Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно - в предложном или родительном падеже) |
Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться |
|
Продолжение табл. 7
|
|
\ |
2 |
3 |
4 |
|
Виза согласования документа |
24 |
Указываются должность, личная подпись ви - ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: "Замечания прилагаются". Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма) |
При необходимости согласования с 4 и более должностными лицами оформление виз производится на "Листе согласования". Замечания прилагаются на отдельном листе |
|
Печать |
25 |
Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи* |
Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М. П. - место печати |
|
Отметка о заверении копии |
26 |
Указывается - "Верно", должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения |
При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются |
|
Отметка об исполнителе |
27 |
Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона |
Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа |
|
См. также приложение 4. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
28 |
Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка "В дело такое-то", личная подпись исполнителя и дата исполнения |
Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ |
|
Отметка о поступлении документа в организацию |
29 |
Указываются порядковый номер и дата поступления документа |
В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа |
|
Идентификатор электронной копии документа |
30 |
Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа |
Проставляется в левом нижнем углу Каждого листа документа |
Примеры оформления подписи документа А. Пример оформления подписи документа, отпечатанного на общем бланке предприятия:
Заместитель генерального директора по информационным
Технологиям Личная подпись И. О. Фамилия
Б. Пример оформления подписи документа, отпечатанного на бланке должностного лица предприятия:
Личная подпись И. О. Фамилия
В. Пример оформления подписи документа несколькими должностными лицами предприятия:
|
Заместитель |
|||
|
Генерального директора |
|||
|
По информационным |
|||
|
Технологиям |
Личная подпись |
И. О. |
Фамилия |
|
Начальник |
|||
|
Отдела автоматизации |
Личная подпись |
И. О. |
Фамилия |
Г. Пример оформления подписи документа лицами, занимающими равные должности, с центрированием относительно самой длинной строки реквизита:
Заместитель Заместитель
Генерального директора генерального директора
По информационным по маркетингу технологиям
Личная подпись Личная подпись
И. О. Фамилия И. О. Фамилия
Примеры оформления грифа согласования
А. Пример оформления грифа согласования документа с должностным лицом:
СОГЛАСОВАНО
Вице-мэр г. Энска Энской области Личная подпись И. О. Фамилия Дата
Б. Пример оформления грифа согласования документа письмом, протоколом и т. п.:
СОГЛАСОВАНО
Распоряжение начальника Энского УВД от 07.11.2003 № 117/2/3
Несмотря на довольно значительное общее число реквизитов, их использование для оформления тех или иных управленческих документов предприятия осуществляется избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида документа. Так, в соответствии с подп. 4.7 ГОСТ Р6.30-2003 бланк письма, в зависимости от учредительных документов предприятия, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04—06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—15 и 17—20. Бланк конкретного вида документа (кроме письма) включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—13, 18 и 19. Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены в приложении 3. Рассмотрим далее требования к бланкам документов предприятия.
