ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ В примерах И образцах

Особенности подготовки правил, разъяснений, методических рекомендаций и внутренних указаний

К числу документов, регламентирующих осуще­ствление отдельных видов деятельности на предпри­ятии (в организации, учреждении), относятся пра­вила, разъяснения, методические рекомендации и внутренние указания. Все перечисленные норматив­ные документы предназначены для конкретизации положений федеральных, местных и ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-рас­порядительных документов, устанавливающих общие правила и порядок осуществления на предприятии отдельных видов деятельности с учетом специфики его функционирования. Отличие правил, разъясне­ний, рекомендаций и указаний проистекает из на­званий этих документов.

Правила — это совокупность требований и норм, устанавливающих единый порядок осуществления ределенной деятельности и обязательных для выпол­нения. Однако в отличие от инструкции правила не содержат описания последовательности действий ра­ботника при осуществлении той или иной деятельнос - ограничиваясь изложением наиболее существенных требований и норм (например, в виде сроков и пр.).

Требования к подготовке правил определены па­раграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизвод­ству. В соответствии с указанной Инструкцией пра­вила как самостоятельный правовой акт, подписываются ответственным за их ку (должностным лицом или начальником соответ­ствующего структурного подразделения), а утверж­даются — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утвер­ждении (приказа) — руководителем предприятия.

Текст правил печатается на общем бланке пред­приятия и излагается от третьего лица единственно­го или множественного числа. Заголовок к тексту правил формулируется в предложном падеже.

Структуру правил условно можно разделить на констатирующую часть и основной текст. Констати­рующей частью правил служит раздел "Общие по­ложения", в котором указываются основания для их разработки, основное назначение и область действия документа, ответственность за нарушение его поло­жений. Констатирующей части правил может пред­шествовать преамбула (краткое введение).

Основной текст правил может делиться на гла­вы, пункты и подпункты. Главы должны иметь на­звания и нумеруются римскими цифрами. Нумера­ция пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Основной текст обычно завершается раз­делом "Заключительные положения", устанавлива­ющим порядок введения в действие документа, а так­же порядок внесения в него изменений и сроки его переутверждения. Примерный текст правил приве­ден в приложении 27.

При подготовке иных рассматриваемых в дан­ном параграфе документов следует руководствоваться общими порядком и правилами, установленными указанной Инструкцией для нормативных актов с учетом специфики организации и функционирова­ния предприятия.

Разъяснения издаются в дополнение к вновь вве­денным в действие нормативно-правовым актам. Разъяснения комментируют наиболее существенные положения нормативно-правовых актов, создавая, с одной стороны, предпосылки для их более точного и полного исполнения, а с закладывая основу

Для осуществления эффективного контроля за по­рядком и правилами их исполнения.

Отличительной особенностью содержания разъяс­нений является присутствие в документе значительно­го числа ссылок на положения иных нормативно-пра­вовых актов, регламентирующих выполнение опреде­ленных действий. Структура разъяснений, как прави­ло, соответствуют тому нормативно-правовому акту, в дополнение к которому они введены в действие. При­мерный текст разъяснений приведен в приложении 28.

Методические (реже — организационно-методи­ческие) рекомендации не являются обязательными для исполнения, поскольку с правовой точки зрения являются вторичными по отношению к тому доку­менту, который должны "растолковать" с учетом практики повседневной деятельности в условиях того или иного предприятия.

Вот почему методические рекомендации содер­жат преимущественно сведения, применение' кото­рых существенно повышает эффективность действий работников предприятия в процессе выполнения ими своих обычных функций. Условно говоря, ческие рекомендации — это изложение некой техно­логии доступным пониманию рядового работника предприятия языком и снабженное необходимыми примерами, образцами и т. п. (например, примера­ми оформления документов).

Рекомендации могут носить постоянный или вре­менный характер. При этом временные рекоменда­ции, как правило, вводятся в действие на период подготовки нормативно-правового акта или органи-

Документа и, соответ­ственно, отменяются с введением в действие послед­них[47].

Содержание и структура методических рекомен­даций, как логически увязываются с со­держанием и структурой документа, положения ко­торого подлежат конкретизации и интерпретирова­нию.

Примерный вариант текста методических реко­мендаций по заключению трудовых договоров с ра­ботниками предприятия представлен в приложе­нии 29.

В отличие от методических рекомендаций внут­ренние указания являются обязательными для ис­полнения теми категориями работников предприя­тия, которым данные указания адресованы (о чем в тексте документа, как правило, делается соответству­ющая ссылка). В большинстве случаев подобные указания взаимоувязывают, дополняют и детализи­руют положения инструкций по отдельным видам деятельности, а также положения должностных ин­струкций отдельных работников предприятия.

Это в свою очередь предопределяет структуру и содержание внутренних указаний. Подразумевает­ся, что в большинстве случаев в осуществлении уп­равленческой (организационной, информационной и т. п.) функции участвует несколько работников, как правило, относящихся к разным профессиональ­ным категориям (руководители, специалисты, испол­нители).

Вот почему, во-первых, внутренние указания по­зволяют работникам, задействованным в осуществ­лении какого-либо процесса (процедуры), оптими­зировать взаимодействие между собой (на уровне конкретных действий, документов и пр.) и, во-вто­рых, уяснить особенности выполнения должност­ных обязанностей в различных повседневных ситу­ациях.

Указания следует излагать таким образом, что­бы в максимально ясной и конкретной форме отра­зить наиболее важные моменты выполнения той или иной функции (деятельности). При этом, как прави­ло, особое внимание обращается на правовую сторо­ну вопроса, регламентацию описываемых действий и сроки. Примерный текст внутренних указаний приведен в приложении 30.